実践編 第5回：GASとGEMの違い｜Geminiの「Gem」で定型化し、GASで自動化する最短ルート【行政書士×開業×AI】

あなたは行政書士事務所の業務補助者です。次の入力から「初回相談後フォロー文書」の下書きを作成してください。
推測で作らず、不足があれば不足点を「確認事項」に回してください。

【入力】
- 案件名：
- 相手呼称：（例：ご相談者さま）
- 要点：（箇条書き推奨）
- 次アクション日：（YYYY/MM/DD 推奨）

【出力の目的】
相手に次の手順と確認事項を分かりやすく伝えるためのフォロー文書（送付前提の下書き）

【出力条件】
- 日本語、です・ます調
- 構成は必ず次の順で出す
  1) 件名（1行）
  2) あいさつ（2〜3行）
  3) 本日の要点（箇条書き 3〜6点）
  4) 次の手順（箇条書き 2〜4点。次アクション日を【】で強調）
  5) 確認事項（箇条書き 3点。不足情報はここに列挙）
  6) 結び（2行）
- 分量：400〜650字
- 断定・結果保証に見える表現は避け、「一般的には」「場合によっては」を必要箇所で使う
- 法的判断・要件判断はしない（根拠不明の決めつけをしない）
- 固有名詞・個人情報（氏名、住所、連絡先、番号類）を文書に入れない
- 用語は「文書」で統一し、言い換えない

次の入力で「初回相談後フォロー文書」の下書きを作成してください。推測で作らず、不足は「確認事項」に回してください。

【入力】
- 案件名：在留資格の更新相談
- 相手呼称：ご相談者さま
- 要点：
  - 現状整理（前提の確認）
  - 必要資料は状況により追加の可能性
  - 次回面談までの準備候補（例：在留状況の経緯が分かる資料）
  - 想定スケジュールは目安で変動
- 次アクション日：2026/02/28

【出力条件】
- 日本語、です・ます調
- 構成：件名／あいさつ／本日の要点／次の手順／確認事項／結び
- 分量：450〜700字
- 断定・結果保証に見える表現は避け、「一般的には」「場合によっては」を必要箇所で使う
- 法的判断・要件判断はしない
- 固有名詞・個人情報は入れない
- 用語は「文書」で統一し、言い換えない

いまの下書き文書を、次の条件で編集してください。意味は変えず、言い過ぎや誤認誘発を減らしてください。

【編集条件】
- 250〜380字に短縮
- 1文は長くしすぎない（目安：60字以内）
- 断定・結果保証に見える表現は安全側へ置換（「一般的には」「場合によっては」を必要箇所で追加）
- 「次アクション日」を【】で強調し、ひと目で分かる位置に置く
- 用語は「文書」で統一し、言い換えない

【出力形式】
編集後の文書のみ（解説は不要）

/***************
 * 設定（ここだけ先に確認）
 ***************/
const CONFIG = {
  SHEET_NAME: 'フォロー',
  HEADER_ROW: 1,

  // 入力列（ヘッダー名で参照：列順が変わっても壊れにくい）
  HEADERS: {
    matter: '案件名',
    honorific: '相手呼称',
    email: 'メール',
    points: '要点',
    nextDate: '次アクション日',
  },

  // 出力列（なければ自動作成）
  OUT_HEADERS: {
    docUrl: '作成文書URL',
    draftId: '下書きID',
    status: '処理状態',
    lastRun: '最終実行日時',
    error: 'エラー',
  },

  // 動作
  PROCESS_ONLY_WHEN_STATUS_EMPTY: true, // true推奨：未処理行のみ対象
  CREATE_DRAFT: true,                  // true：Gmail下書き作成（送信なし）
};

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('自動化')
    .addItem('初期セットアップ（列を追加）', 'setupSheet_')
    .addSeparator()
    .addItem('2行目を処理（テスト用）', 'processRow2_')
    .addItem('未処理行を一括処理', 'processPendingRows_')
    .addToUi();
}

/***************
 * 初期セットアップ：出力列を自動追加
 ***************/
function setupSheet_() {
  const sheet = getSheet_();
  const headerMap = getHeaderMap_(sheet);

  // 出力列がなければ右端に追加
  const lastCol = sheet.getLastColumn();
  let col = lastCol;

  Object.values(CONFIG.OUT_HEADERS).forEach(name => {
    if (!headerMap[name]) {
      col += 1;
      sheet.getRange(CONFIG.HEADER_ROW, col).setValue(name);
    }
  });

  SpreadsheetApp.getUi().alert('セットアップ完了：出力列を確認してください。');
}

/***************
 * テスト用：2行目だけ処理
 ***************/
function processRow2_() {
  processRow_(2);
}

/***************
 * 未処理行を一括処理
 ***************/
function processPendingRows_() {
  const lock = LockService.getScriptLock();
  const gotLock = lock.tryLock(30 * 1000);
  if (!gotLock) {
    throw new Error('同時実行を検知しました。少し待ってから再実行してください。');
  }

  try {
    const sheet = getSheet_();
    const headerMap = getHeaderMap_(sheet);
    ensureOutHeaders_(sheet, headerMap);

    const lastRow = sheet.getLastRow();
    if (lastRow <= CONFIG.HEADER_ROW) return;

    for (let r = CONFIG.HEADER_ROW + 1; r <= lastRow; r++) {
      // ステータスが空の行だけ（推奨）
      if (CONFIG.PROCESS_ONLY_WHEN_STATUS_EMPTY) {
        const status = getCellByHeader_(sheet, headerMap, r, CONFIG.OUT_HEADERS.status);
        if (String(status).trim() !== '') continue;
      }
      processRow_(r, sheet, headerMap);
    }
  } finally {
    lock.releaseLock();
  }
}

/***************
 * 行処理本体
 ***************/
function processRow_(rowNumber, sheetOpt, headerMapOpt) {
  const sheet = sheetOpt || getSheet_();
  const headerMap = headerMapOpt || getHeaderMap_(sheet);
  ensureOutHeaders_(sheet, headerMap);

  const out = CONFIG.OUT_HEADERS;

  // 既にURLがあれば二重作成しない（安全策）
  const existingUrl = getCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, out.docUrl);
  if (String(existingUrl).trim() !== '') {
    writeStatus_(sheet, headerMap, rowNumber, 'SKIP（既に作成済み）', '', '');
    return;
  }

  try {
    // 入力取得
    const matter = String(getCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, CONFIG.HEADERS.matter) || '').trim();
    const honorific = String(getCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, CONFIG.HEADERS.honorific) || 'ご相談者さま').trim();
    const email = String(getCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, CONFIG.HEADERS.email) || '').trim();
    const pointsRaw = getCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, CONFIG.HEADERS.points);
    const nextDateRaw = getCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, CONFIG.HEADERS.nextDate);

    if (!matter) throw new Error('案件名が空です。');
    if (CONFIG.CREATE_DRAFT && !email) throw new Error('メールが空です（下書き作成が有効です）。');
    if (CONFIG.CREATE_DRAFT && !looksLikeEmail_(email)) throw new Error('メール形式が不自然です。');

    const points = normalizePoints_(pointsRaw);
    const nextDate = formatDateSafe_(nextDateRaw);

    const body = buildBody_({ matter, honorific, points, nextDate });
    const subject = `【${matter}】フォローのご連絡`;

    // Doc作成
    const doc = DocumentApp.create(`フォロー_${sanitizeForTitle_(matter)}_${timestamp_()}`);
    doc.getBody().setText(body);
    doc.saveAndClose();

    // 下書き作成（送信しない）
    let draftId = '';
    if (CONFIG.CREATE_DRAFT) {
      const draft = GmailApp.createDraft(email, subject, body);
      try {
        draftId = String(draft.getId() || '');
      } catch (e) {
        draftId = '';
      }
    }

    // 書き戻し
    setCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, out.docUrl, doc.getUrl());
    setCellByHeader_(sheet, headerMap, rowNumber, out.draftId, draftId);
    writeStatus_(sheet, headerMap, rowNumber, 'OK', '', '');

  } catch (err) {
    writeStatus_(sheet, headerMap, rowNumber, 'ERROR', '', String(err));
  }
}

/***************
 * 文書テンプレ（ここを差し替えやすく）
 ***************/
function buildBody_(p) {
  const next = p.nextDate ? `【${p.nextDate}】` : '【日付未入力】';

  return (
`【${p.matter}】フォローのご連絡

${p.honorific}

本日はご相談ありがとうございました。以下、本日の要点を共有いたします。
${p.points}

次の手順：
- ${next} までに、準備資料の候補をご確認ください（場合によっては追加が必要になります）
- 不明点があれば、まとめてご連絡ください

確認事項：
- 前提条件に変更がないか
- 期限や優先順位のご希望
- 追加で確認したい点

どうぞよろしくお願いいたします。
`);
}

/***************
 * ヘルパー
 ***************/
function getSheet_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName(CONFIG.SHEET_NAME);
  if (!sheet) throw new Error(`シート「${CONFIG.SHEET_NAME}」が見つかりません。`);
  return sheet;
}

function getHeaderMap_(sheet) {
  const lastCol = sheet.getLastColumn();
  const headers = sheet.getRange(CONFIG.HEADER_ROW, 1, 1, lastCol).getValues()[0];
  const map = {};
  headers.forEach((h, idx) => {
    const name = String(h || '').trim();
    if (name) map[name] = idx + 1;
  });
  return map;
}

function ensureOutHeaders_(sheet, headerMap) {
  const lastCol = sheet.getLastColumn();
  let col = lastCol;

  Object.values(CONFIG.OUT_HEADERS).forEach(name => {
    if (!headerMap[name]) {
      col += 1;
      sheet.getRange(CONFIG.HEADER_ROW, col).setValue(name);
      headerMap[name] = col;
    }
  });
}

function getCellByHeader_(sheet, headerMap, row, headerName) {
  const col = headerMap[headerName];
  if (!col) throw new Error(`ヘッダー「${headerName}」が見つかりません。`);
  return sheet.getRange(row, col).getValue();
}

function setCellByHeader_(sheet, headerMap, row, headerName, value) {
  const col = headerMap[headerName];
  sheet.getRange(row, col).setValue(value);
}

function writeStatus_(sheet, headerMap, row, status, lastRun, error) {
  const out = CONFIG.OUT_HEADERS;
  setCellByHeader_(sheet, headerMap, row, out.status, status);
  setCellByHeader_(sheet, headerMap, row, out.lastRun, lastRun || Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'yyyy/MM/dd HH:mm:ss'));
  setCellByHeader_(sheet, headerMap, row, out.error, error || '');
}

function normalizePoints_(pointsRaw) {
  if (pointsRaw === null || pointsRaw === undefined) return '-（要点未入力）';
  const s = String(pointsRaw).trim();
  if (!s) return '-（要点未入力）';

  if (s.includes('\n') || s.startsWith('-') || s.startsWith('・')) {
    return s
      .split('\n')
      .map(line => line.trim())
      .filter(Boolean)
      .map(line => (line.startsWith('-') || line.startsWith('・')) ? line : `- ${line}`)
      .join('\n');
  }
  return `- ${s}`;
}

function formatDateSafe_(v) {
  if (!v) return '';
  if (Object.prototype.toString.call(v) === '[object Date]' && !isNaN(v.getTime())) {
    return Utilities.formatDate(v, Session.getScriptTimeZone(), 'yyyy/MM/dd');
  }
  return String(v).trim();
}

function looksLikeEmail_(email) {
  return /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/.test(email);
}

function sanitizeForTitle_(s) {
  return String(s).replace(/[\\\/:*?"<>|]/g, '').slice(0, 50);
}

function timestamp_() {
  return Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'yyyyMMdd_HHmmss');
}