コラム
採択後の「手続き」と「リスク回避」- 事業完了後の「会計検査」とは？補助金活用の最終関門を乗り越える
補助金が採択され、事業が完了し、実績報告書を提出。これで補助金活用はすべて終わりだと考えていませんか？
実は、補助金が交付された後にも、**「会計検査」**という重要な最終関門が待っています。この検査は、提出された書類が本当に正しいのか、補助金が適正に使われたのかを厳しくチェックするものです。
今回は、会計検査の目的と、それに備えるための具体的な準備方法について解説します。この記事を読めば、交付された補助金の返還を求められるといった予期せぬリスクを回避し、事業の成功を確実なものにできるはずです。
なお、本記事では、専門的な内容を初めての方にもご理解いただくため、本記事ではあえて専門用語を避け、平易な表現を用いています。厳密な法令解釈とは異なる部分がある点、あらかじめご了承ください。
1. 補助金事業の最終関門「会計検査」とは？
会計検査とは、国や地方自治体から交付された補助金が、交付決定のルール通りに、適正かつ効率的に使用されたかを調査する制度です。
国の補助金であれば会計検査院が、自治体の補助金であれば監査部門が実施します。すべての事業に必ず実施されるわけではありませんが、抜き打ちで選定されるケースも多いため、いつ検査が入っても対応できるように準備しておくことが重要です。
2. なぜ会計検査が重要なのか？
会計検査で不備が発覚した場合、以下のような厳しい措置が取られる可能性があります。
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補助金の一部または全額返還命令
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不正受給者として事業者名が公表される
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将来的に補助金申請ができなくなる
「まさか自分のところに検査が来るとは思わなかった」という事例は少なくありません。些細な書類の不備や、ルールを誤って解釈したことが原因で、補助金の返還を命じられるリスクを避けるためにも、事前の準備が欠かせません。
3. 会計検査に備えるための3つの準備
採択された瞬間から、会計検査を見据えた準備を始めましょう。
準備1：会計記録の一元管理
補助金事業専用のファイルボックスを用意し、発生したすべての経費に関する書類を一元管理しましょう。
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保管すべき書類:
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見積書: 複数の業者から取得した相見積もりの控え
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契約書: 設備購入や外注契約に関する書類
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請求書・領収書: 補助対象経費の支払いを証明する最も重要な書類
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整理のポイント:
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経費管理台帳を作成し、どの経費にいくら使ったかを記録します。
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領収書は日付、宛名（事業者名）、金額、品目がすべて記載されているか確認しましょう。
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準備2：事業実施状況の記録
事業計画書通りに事業が進められたことを客観的に証明できる写真や資料を、定期的に記録しておきましょう。
| 記録する内容 | 具体的な例 |
| 設備・機器の導入 | 導入前の様子、導入中の様子、設置後の写真 |
| 研修・セミナーの実施 | 開催日、参加者の名簿、プログラム、当日の写真 |
| 広報・宣伝活動 | 作成したチラシやパンフレット、ウェブサイトのスクリーンショット |
| 成果物 | 開発した商品、作成した報告書、特許出願書類など |
こうした記録は、検査官が現地調査に来た際の強力な証拠となります。
準備3：行政書士などの専門家との連携
補助金活用の成功を確実にするためには、申請から事業完了後まで、専門家と連携して進めることが非常に有効です。
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専門家の役割:
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書類作成の代行: 複雑な実績報告書の作成をサポートします。
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経費の適正性チェック: 補助対象外となる経費がないか事前に確認します。
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検査対応のアドバイス: 検査に備えるための具体的な準備方法をアドバイスします。
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事業完了後に不安を感じている場合は、専門家の力を借りて、最終的なチェックを行うことをおすすめします。
まとめ：補助金活用の成功は最後まで気を抜かないこと
補助金は、事業を成長させる大きなチャンスです。しかし、その成功は、採択や交付だけで決まるものではありません。
採択された瞬間から検査を見据えた準備を始めることが、補助金を活用した事業を真の成功へと導くための最終ステップです。
HANAWA行政書士事務所では、事業計画の策定から、実績報告書の作成、そして会計検査に向けたサポートまで、補助金活用のあらゆる段階でお客様を支援しています。神奈川県川崎市から一都三県を中心に、補助金申請をサポートしていますので、お気軽にご相談ください。