コラム
【入門編 第2回】出入国在留管理庁（入管）の役割と管轄
入管業務・在留資格業務は、外国人の方々が日本で生活し、活動するための法的基盤を支える、極めて公共性の高い業務です。この分野でプロフェッショナルとして活躍するためには、まずその中核を担う**出入国在留管理庁（以下、入管）**の役割と仕組みを深く理解することが不可欠です。
今回は、入管の組織と機能、そして「どこに申請するか」という管轄の考え方、さらに窓口申請と郵送申請の基本について、解説します。
1. 出入国在留管理庁（入管）とは？その組織と機能
出入国在留管理庁は、2019年に法務省の外局として設立されました。それまで「入国管理局（入管）」と呼ばれていた組織が格上げされ、在留外国人の受け入れや共生をより強化する目的で現在の「出入国在留管理庁（Immigration Services Agency）」が誕生しました。その役割は、単に外国人の出入国をチェックするだけでなく、日本の社会秩序の維持、安全保障、そして国際交流の促進という多岐にわたる側面を持っています。
1.1. 入管の主な業務
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出入国の審査（空港・港湾）：外国人が日本に入国・出国する際の審査を行います。ビザ（査証）の確認、上陸許可の決定、出入国記録の管理などが含まれます。
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在留資格の審査と変更・更新：外国人が日本に在留するための在留資格の決定、変更、更新を行います。在留資格の要件審査、活動内容の確認、適法性の判断などが中心です。
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永住・帰化・難民認定の審査：日本に長く在留を希望する外国人や、保護を求める外国人に対して、厳格な審査を行います。
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違反審査・退去強制手続き：不法滞在者や、在留資格に違反した活動を行う外国人に対して、違反調査を行い、必要に応じて退去強制手続きを進めます。
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在留カードの交付・管理：中長期在留者（3ヶ月以上の在留期間が認められた外国人）に対し、在留カードを交付し、その情報を管理します。
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特定技能制度や外国人技能実習制度の運用支援：労働力の確保と適正な受け入れを目的とした制度の運用を担います。
**行政書士が主に関わるのは、多くの場合、これらの中でも特に「在留資格関連業務」**であり、各地方出入国在留管理局がその窓口となります。
1.2. 入管の組織体制と地域管轄
入管は、本庁（東京）の下に、地域ごとに地方出入国在留管理局を配置しています。さらに、地方局の支局として支局や出張所が設置されており、これらが全国各地で実務を担っています。
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全国8つの地方出入国在留管理局（地方入管）： 札幌、仙台、東京、名古屋、大阪、広島、高松、福岡。 これらの地方局の下には、支局・出張所・分室といった下部組織があります。
**申請先は、原則として「外国人が居住している住所を管轄する入管」**になります。 例えば、大阪市に居住している外国人の在留資格更新申請は、大阪出入国在留管理局へ行います。
2. 管轄区域と申請先の確認方法：どこに申請する？
入管業務において、**「どこに申請するか」**は実務上最も重要なポイントの一つです。誤った管轄の入管に申請すると、申請が受理されなかったり、審査が遅延したりする原因となります。
2.1. 基本原則：居住地（所在地）管轄
原則として、在留資格に関する申請は、申請人（外国人）の居住地または（所属機関がある場合）その所在地を管轄する地方出入国在留管理局、またはその支局・出張所に行います。
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個人の在留資格申請（例：永住許可、配偶者ビザの更新・変更など）：外国人の居住地を管轄する入管。
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企業・団体関連の在留資格申請（例：就労ビザの申請、企業側からの招へいなど）：外国人が活動する所属機関の所在地を管轄する入管。
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【実務上のポイント】： 企業の所在地と外国人の居住地が異なる場合、どちらの管轄になるか迷うことがあります。多くの場合、**活動の本拠地（多くは所属機関の所在地）**が基準となります。ただし、在留資格の変更や更新で申請人本人が日本にいる場合は、居住地管轄が基本です。申請書に記載する住所と、実際に住んでいる（活動する）場所を一致させることも重要です。
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2.2. 管轄区域の正確な確認方法
正確な管轄区域は、出入国在留管理庁の公式サイトで確認することができます。
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確認手順：
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出入国在留管理庁の公式サイトにアクセスします。
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「組織・機構」や「所在地・連絡先」といった項目を探します。
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各地方出入国在留管理局のページに進み、「管轄区域」を確認します。多くの場合、都道府県単位で管轄が明記されています。
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【実務上のポイント】：
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同じ都道府県内でも、市区町村によって管轄の支局・出張所が分かれていることがあります。例えば、東京出入国在留管理庁の管轄区域内でも、申請の種類や居住地によっては立川出張所が管轄となる場合があります。必ず詳細な住所で確認するようにしましょう。
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時期によって管轄の変更がないか、常に最新情報を確認する癖をつけることが大切です。
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【実務でよくあるミス】：
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引っ越し直後に申請し、旧住所を基に誤った入管へ提出してしまう。
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郵送申請時に、誤った入管へ送付してしまう。
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本人ではなく「企業の所在地」だけで申請先を判断してしまう。
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2.3. 特殊なケースにおける管轄
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企業が複数拠点を持つ場合： 例えば、本社が東京で、外国人が大阪の支店で働く場合、原則として大阪の支店所在地を管轄する大阪出入国在留管理局が申請先となります。
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申請人が海外にいる場合（在留資格認定証明書交付申請）： この場合、申請先は、外国人を招へいする日本側の企業や学校、または親族などの所在地を管轄する入管となります。例えば、海外から日本のA社に就職する外国人の場合、A社の所在地を管轄する入管に申請します。
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【実務上の問題発生時の対応】： 管轄を誤って申請した場合、申請書類が返送されたり、別の管轄に移送されたりすることがあります。移送された場合でも受理はされますが、審査に余計な時間がかかるため、正確な管轄を確認することが非常に重要です。不安な場合は、必ず申請前に管轄入管の代表電話で確認しましょう。
3. 窓口申請と郵送申請：その違いと判断基準
在留資格の申請方法には、大きく分けて窓口申請と郵送申請の2種類があります。申請の種類や管轄入管によっては、どちらか一方しか選択できない場合もあります。
3.1. 窓口申請
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特徴： 直接入管の窓口に出向いて申請書類を提出する方法です。
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申請内容の即時確認が可能で、その場で修正や追加資料の指示を受けられる点がメリットです。
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受理票がその場で発行されるため、安心感があります。
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デメリットとしては、予約が必要な場合が多く（特に東京・名古屋など）、混雑時期は長時間待たされる可能性があります。地方在住の場合、移動コストや時間がかかることも考慮が必要です。
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原則として、申請人本人、または法定代理人、取次者（行政書士など）、所属機関の職員などが提出できます。
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【実務上のポイント】：
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予約制の導入： 一部の地方入管では、窓口の混雑緩和のため、オンラインによる予約システムを導入しています。特に東京や大阪など申請件数が多い地域では、予約なしでは受理されない、または長時間待たされることがあります。必ず事前に予約の有無を確認しましょう。
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必要書類の確認： 窓口に行く前に、提出書類の最終確認を徹底します。不足書類があると、再度出向く手間が発生します。
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行政書士の役割： 行政書士は、申請人の代理人として窓口申請を行うことが可能です。これは、申請人本人や企業担当者の負担を大幅に軽減する大きなメリットです。窓口での書類確認や質疑応答にも適切に対応できます。初回申請や変更申請など、書類に不安がある場合は窓口申請が無難です。
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3.2. 郵送申請
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特徴： 申請書類を郵送で提出する方法です。
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入管へ出向く手間と時間が省け、全国どこからでも提出できるメリットがあります。
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繁忙期を避けて柔軟に対応することも可能です。
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デメリットとしては、記載ミスや添付漏れによる返戻リスクがあり、審査期間がやや長くなることもあります。対面確認ができないため、より丁寧な書類作成が求められます。
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【実務上のポイント】：
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必ず簡易書留またはレターパックプラスで送付： 普通郵便では、万が一の紛失や配達トラブル時に追跡ができません。必ず追跡可能な方法で送付し、控えを保管しておきましょう。
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返信用封筒の同封： 受理票や審査結果の通知を受け取るために、必ず宛名を明記し、切手を貼付した返信用封筒（簡易書留用など、適切なもの）を同封します。
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不備があった場合の対応： 郵送後に書類不備が発覚した場合、入管から電話やハガキで連絡が来ます。迅速に対応できるよう、連絡先を正確に記載し、常に注意を払っておく必要があります。更新や再申請など、確実性が高い案件では郵送も活用可能です。
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4. 問題発生時の対応方法
入管対応でトラブルが起きた場合、以下の冷静な対応が求められます。
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書類不備・返戻があった場合
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まず返戻通知の内容を冷静に確認します（赤い付箋やメモで指摘があることが多いです）。
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不明な点は、入管の代表電話（平日10時～12時／14時～16時など、指定時間内）で確認することも可能です。
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原則として、返戻された書類には対応期限（多くは2週間以内）が設けられているため、迅速に対応しましょう。
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管轄ミスでの誤提出
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原則として、入管は誤って提出された書類を転送してくれません。申請書類は返送されます。
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改めて正しい管轄の入管へ提出し直す必要があります。郵送時はレターパックライトまたはプラスで追跡可能にすることが基本です。
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入管職員との対応
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常に丁寧で誠実な対応を心がけましょう。感情的な主張は逆効果になることがほとんどです。
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複雑な案件や、事前に確認したい事項がある場合は、あらかじめ「事前相談」を利用するのも有効です（予約制の場合が多いです）。
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まとめ：入管を知ることが実務の出発点
入管業務は、制度の理解だけでなく、**組織・流れ・窓口対応まで含めて「現場感覚」**を身につけることが重要です。申請内容が正しくても、「提出先の誤り」や「提出方法のミス」で不受理や大幅な遅延が発生することもあります。
行政書士としての第一歩は、「どの申請を、どこに、どうやって出すか」を正確に判断できる力を養うこと。その基礎知識を本記事でしっかりと土台にしてください。
次回（第3回）は、「「在留カード」と「パスポート」の基本知識：外国人にとっての身分証明書」について解説します。お楽しみに！
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