GAS×Docs：契約・申請テンプレを自動生成｜行政書士事務所HANAWAくんと学ぶAI活用実践ラボ第6回

2025年10月14日

HANAWA行政書士事務所では、日々の契約書や申請書の作成業務を効率化するために、Google Apps Script（GAS）を用いたDocs自動化の仕組みを導入し始めていた。

サトウ所長：「前回はスプレッドシートの内容をSlackへ自動通知する仕組みを構築したね。今回は、そのデータをもとにGoogle Docs※を自動生成してみよう。」

HANAWAくん：「契約書や申請書のテンプレートを自動で作成できたら、入力の二重作業を減らせますね！」

サトウ所長：「その通り。定型文やひな形管理を進めると、事務の精度とスピードの両立ができる。今日はそれを体験してみよう。」

（Docsテンプレートを自動生成してPDFまで出力できたら、事務作業の時間が大きく短縮できそうだ）

Docs自動化とは、Google Apps Script（GAS）を利用してGoogle Docs※をテンプレートから自動生成し、差し込みデータを反映した文書を出力する仕組みを指します。本稿では「契約・申請テンプレートを自動生成し、PDF出力まで自動化する」ことを焦点とします。一次情報（Google公式ドキュメントおよびApps Scriptサンプルコード）に基づき、HANAWA行政書士事務所の事例形式で、読者が実際にDocsテンプレートを操作・出力できる状態を目指します。

Docs自動化の概要と導入準備
学習目標：GASとDocsの連携方法を理解し、自動生成に必要な準備を整える。

Google公式ドキュメント「Extending Google Docs | Apps Script」では、Apps Scriptを用いてDocsファイルを生成・編集・出力する手法が解説されています。GASを利用することで、Google Docsをテンプレートとして複製し、Spreadsheetデータを差し込み、Drive上でPDF化するまでの一連の流れを自動化できます。

この仕組みは「Generate & send PDFs from Google Sheets | Apps Script」にも紹介されており、DocsのmakeCopy()、replaceText()、getAs('application/pdf')といったメソッドを組み合わせることが推奨されています。

導入準備の手順

1．Google Docsで契約書テンプレートを作成し、{{name}}や{{date}}などのプレースホルダーを配置します。
2．テンプレートをGoogle Driveに保存し、そのファイルIDを控えます。
3．Google Apps Scriptエディタを開き、新規スクリプトを作成します。
4．サービス欄でDocs APIおよびDrive APIを有効化します。
5．スプレッドシート上に契約者名・日付・住所などのデータを用意します。

これで自動生成の準備が完了します。

テンプレ置換で契約・申請文書を生成する
学習目標：テンプレートに差し込みデータを自動反映し、契約・申請書を生成する手順を理解する。

Apps Scriptを使うと、Google Docsのテキスト置換機能を自動で操作できます。プレースホルダー（{{name}}など）を使うことで、Spreadsheetの内容をそのまま差し込むことが可能です。

手順概要

契約書テンプレート内のプレースホルダーをSpreadsheetデータに基づいて自動置換し、新しい契約書Docsを生成します。

操作ステップ

1．Spreadsheetから入力データ（氏名・日付など）を取得します。
2．テンプレートDocsをDriveAppでコピーします。
3．コピーしたDocsを開き、replaceText()で値を置換します。
4．保存してDrive上に自動出力します。

コード例

function createContract() {

			  const templateId = 'テンプレートのID'; // DocsテンプレートID

			  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

			  const row = sheet.getActiveRange().getRow();

			  const data = sheet.getRange(row, 1, 1, 3).getValues()[0]; // 1行目の3項目取得

			  const copy = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy('契約書_' + data[0]);

			  const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());

			  const body = doc.getBody();

			  body.replaceText('{{name}}', data[0]);

			  body.replaceText('{{date}}', data[1]);

			  body.replaceText('{{address}}', data[2]);

			  doc.saveAndClose();

			}

動作確認ポイント

実行後、Driveに「契約書_○○」というDocsファイルが作成され、{{name}}などが正しい値に置き換わっていれば成功です。

応用ヒント

複数の顧客データ行をループ処理することで、複数契約書を一括生成できます。

目次・スタイル設定で整った書式に仕上げる
学習目標：自動生成したDocsのスタイルや目次を整え、業務文書としての体裁を整備する。

Docsでは、段落にスタイル（見出しレベル）を設定することで目次を自動生成できます。Apps ScriptのParagraphHeadingプロパティを用いることで、特定の段落に見出し1〜3を自動指定できます。

コード例

function formatDocument(docId) {

			  const doc = DocumentApp.openById(docId);

			  const body = doc.getBody();

			  const paragraphs = body.getParagraphs();

			  // 1段落目を見出し1に設定

			  paragraphs[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);

			  // 目次挿入

			  body.insertTableOfContents(DocumentApp.TableOfContentsType.PAGE);

			  doc.saveAndClose();

			}

動作確認ポイント

生成されたDocsに目次が追加され、1行目が太字・大サイズで「見出し1」に設定されていれば成功です。

応用ヒント

見出しスタイルを事前にテンプレートへ組み込むと、自動整形後の仕上がりをさらに統一できます。

PDF出力と成果物の確認
学習目標：生成したDocsをPDFに変換し、Driveへ保存する自動出力を理解する。

Apps ScriptのgetAs()メソッドを使用すると、DocsファイルをPDF形式のBlobに変換できます。そのままDriveAppで新規ファイルとして保存することで、書類のPDF化を自動完了できます。

操作ステップ

1．生成済みDocsのファイルIDを取得します。
2．getAs('application/pdf')でBlobを取得します。
3．指定フォルダへPDFとして保存します。

コード例

function exportPDF(docId) {

			  const doc = DriveApp.getFileById(docId);

			  const blob = doc.getAs('application/pdf');

			  const folder = DriveApp.getFolderById('保存先フォルダID');

			  folder.createFile(blob).setName(doc.getName() + '_出力.pdf');

			}

動作確認ポイント

指定フォルダに「契約書_○○_出力.pdf」が作成されていれば成功です。公式サンプル「Generate & send PDFs from Google Sheets」に準拠した動作です。

応用ヒント

生成したPDFをGmailAppで送信することで、第7回の「GAS×Gmail：下書き自動作成と一括送信準備」に接続できます。

定型文とひな形管理による応用展開
学習目標：Docs自動化を基盤に、事務所全体のテンプレート・定型文管理を整える方法を理解する。

テンプレートを共有ドライブで一元管理することで、文書の統一性を保てます。たとえば「契約書」「申請書」「委任状」などのテンプレートを分離し、Apps Scriptで対象に応じたテンプレートを動的に選択する仕組みを作ると運用が容易です。

また、PDF出力後にDrive上のクライアントフォルダへ自動仕分けすることで、文書管理の精度が高まります。これらの運用は公式ドキュメントが示すDriveAppやFolderメソッドの範囲で安全に実現できます。

まとめ

本稿では、Docs自動化の全体像として「テンプレートをもとに契約・申請文書を自動生成し、PDF出力まで完結する」流れを実践しました。GASによるDocsのmakeCopy()、replaceText()、getAs()といった基本メソッドの活用は、Google公式の一次情報に基づく確実な手法です。これにより、手作業の置換やファイル管理の負担を大幅に軽減できます。次回は、今回生成したPDFをGmail経由で自動送信し、依頼者連絡までを自動化するステップへ進みます。

※Docs：Google Docs（グーグルドキュメント）の略称。Googleの文書作成ツール。
出典：

Extending Google Docs | Apps Script（https://developers.google.com/apps-script/guides/docs）
Generate & send PDFs from Google Sheets | Apps Script（https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/generate-pdfs）

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