資料作成（表・プレゼン資料）
ビジネスの現場では、表やグラフを使ったデータ整理や、わかりやすいプレゼン資料の作成が欠かせません。しかし「資料作成に時間がかかる」「デザインが苦手」と悩む方も多いのではないでしょうか。近年はAIを活用することで、表やスライドを効率的に作成でき、内容の質も向上させることが可能になっています。本記事では、AI初心者でもすぐ実務に活かせる資料作成の基本的な使い方を解説します。
目次
AIで資料作成が変わる
1-1. 資料作成にAIを取り入れるメリット
1-2. 表やグラフ作成で活用できる場面
1-3. プレゼン資料作成で活用できる場面
AIで表・グラフを作る方法
2-1. Excelやスプレッドシートとの連携
2-2. プロンプトを使った表・数値整理のコツ
2-3. 見やすいグラフをAIに提案してもらう
AIでプレゼン資料を作る方法
3-1. 構成案（アウトライン）の作成
3-2. デザインやスライドレイアウトの支援
3-3. 説明文や補足資料の自動生成
実務での活用ポイントと注意点
4-1. AIが得意な部分と不得意な部分
4-2. セキュリティや情報漏洩に注意
4-3. AIと人の役割分担で効率アップ
AIで資料作成が変わる
資料作成にAIを取り入れるメリット
AIを使う最大の利点は「時間短縮」と「品質向上」です。従来は表やスライドの作成に多くの時間を費やしていましたが、AIを活用すれば短時間で下書きを用意できます。例えば「売上推移の表を作成して」と依頼するだけで、自動的に整理済みの表を出力可能です。さらに配色やレイアウトの提案も行ってくれるため、見やすい資料を効率的に作成できます。AI初心者でも基本的な使い方を覚えれば、業務に直結する成果を得られるのが大きなメリットです。
表やグラフ作成で活用できる場面
数値データの整理や可視化ではAIが特に役立ちます。売上や顧客数のデータを入力すると、自動で集計・整理し、整った表を作成してくれます。また「この推移を折れ線グラフにして」といった依頼にも対応可能です。さらに「棒グラフと円グラフのどちらが適切か」といった選択肢を提案してくれるため、データの伝わりやすさが向上します。AIの提案を取り入れることで、初心者でもわかりやすく説得力のある資料を作成できます。
プレゼン資料作成で活用できる場面
プレゼン資料は、情報を整理し相手に理解してもらうことが目的です。AIは「アウトライン（構成案）」を提示してくれるため、全体像を短時間で組み立てられます。各スライドに適した見出しや要点も提案されるので、流れの自然な資料が作れます。また「図解を追加した方が良い」といったアドバイスもあり、初心者でも見やすく印象的なプレゼン資料を仕上げられます。
AIで表・グラフを作る方法
Excelやスプレッドシートとの連携
ExcelやGoogleスプレッドシートとAIを組み合わせれば、効率的な表作成が可能です。既存のデータをAIに読み込ませれば、自動で集計・比較を行い、整った表を作成してくれます。「前年との比較表を作成して」といった具体的な依頼もできるため、手作業の負担が大幅に減ります。普段使っているツールと連携できるため、AI初心者でも導入がスムーズです。
プロンプトを使った表・数値整理のコツ
AIに依頼する際は「プロンプト」と呼ばれる指示文を工夫することが大切です。例えば「売上データを月ごとに並べ替えて」「前年比を％で計算して表にまとめて」といった具体的な条件を示すと、期待通りの出力が得られます。あいまいな指示では不十分な結果になることがあるため、必要な形式や用途を明確に伝えるのがコツです。AI初心者でも「誰に見せる資料か」「どんな比較が必要か」を加えるだけで、精度の高い表整理が可能です。
見やすいグラフをAIに提案してもらう
「このデータはどのグラフが最適か」と迷うことはよくあります。AIはデータの特性を理解し、折れ線・棒・円など適切なグラフ形式を提案できます。さらに色分けや凡例の付け方など、視覚的にわかりやすくする工夫もサポートしてくれます。会議やプレゼンでは「直感的に理解できる資料」が求められるため、AIの提案を取り入れることで、初心者でもプロ並みの資料が作成できます。
AIでプレゼン資料を作る方法
構成案（アウトライン）の作成
資料作成で重要なのは「全体の流れ」を決めることです。AIに「新サービス紹介用のプレゼン構成を作って」と依頼すると、導入・課題・解決策・まとめといった一般的な流れを提示してくれます。初心者でもこのアウトラインをベースに修正を加えるだけで、短時間で骨組みが完成します。ゼロから考えるより効率的で、プレゼン全体のストーリー性も高まります。
デザインやスライドレイアウトの支援
AIはスライドの配色やレイアウトの提案も得意です。「落ち着いた印象で」「明るくポップに」といった要望を伝えると、具体的なデザイン案を提示してくれます。テンプレートに頼らず、相手や場面に応じた見栄えの良いスライドを用意できるため、デザインが苦手なAI初心者にとって強い味方になります。
説明文や補足資料の自動生成
スライドに載せる説明文や補足資料もAIに依頼できます。例えば「このグラフを100文字以内で説明して」と指示すると、簡潔で分かりやすい文章を生成してくれます。さらに想定される質問への回答例や補足資料も自動で用意できるため、発表準備全体の効率化につながります。AIを活用することで、資料の作成だけでなくプレゼン全体の完成度を高められます。
実務での活用ポイントと注意点
AIが得意な部分と不得意な部分
AIは「情報整理」や「パターン化された作業」には強い一方で、専門的な判断や細かいニュアンスの表現は苦手です。売上表の作成は得意でも、「この数値が経営に与える影響」といった解釈は人間の役割です。AI初心者は「AIは下準備、人間は最終確認」という意識で活用すると安心です。
セキュリティや情報漏洩に注意
AIを利用する際は「入力する情報の内容」に注意が必要です。社外秘データや個人情報をそのまま入力すると、情報漏洩のリスクがあります。特にクラウド型AIツールを利用する場合は利用規約を確認し、機密情報を含めないようにしましょう。便利さに任せて何でも入力しないことが、AI初心者にとって重要なポイントです。
AIと人の役割分担で効率アップ
AIと人間が役割を分担することで、最も効果的に活用できます。AIには「下書き作成」「整理」「デザイン提案」を任せ、人間は「精査」「修正」「最終判断」に集中します。この分担により効率化と品質向上を両立できます。初心者でもまずは部分的に取り入れることで、無理なく実務に活かせるでしょう。
まとめ
AIを活用すれば、表やグラフの整理、プレゼン資料のデザインや文章作成を効率化でき、初心者でも短時間で質の高い成果を出せます。ただし、すべてをAIに任せるのではなく、人の目で最終確認し、目的や相手に合わせて調整することが大切です。AIを正しく理解し、業務や生活に取り入れる第一歩を踏み出しましょう。