内容証明に「記」「以上」は必要？形式より大切な、伝わる文面の作り方

内容証明郵便の作成方法を調べると、多くのサイトや解説書で「主文の後に『記』を置き、最後は『以上』で締める」と説明されています。実際に流通しているテンプレートでも、主文を記した後に「記」が続き、最後を「以上」で締める形は定番です。

しかし、これは本当に必須なのでしょうか。実務上、「記」「以上」は必ずしも必要ではなく、ケースによっては省略した方が文面の趣旨が自然に伝わる場合もあります。

本稿では、単なる形式論ではなく、「記」「以上」がどういう場面で有効なのか、また不要なのかを整理し、実務経験から導かれる判断基準を分かりやすく紹介します。

Chapter 01

「記」「以上」は内容証明の必須条件ではない

ここで重要なのは、「記」や「以上」が法的に義務づけられているわけではないという点です。内容証明に必要なのは、誰が誰に送ったのか、何を請求・通知しているのか、その内容が明確で誤解を生みにくいことです。

これらが満たされていれば、形式として「記」「以上」を書かなくても、内容証明としての趣旨が失われるわけではありません。むしろ、本文がシンプルに完結する場合には、無理に「記」を入れない方が自然に読めることもあります。

内容証明は、相手に事実や意思を正確に伝えるための文書です。テンプレートの形をなぞることよりも、相手が読んだときに、何について、どのような対応を求められているのかを理解できることが大切です。

Chapter 02

「記」と「以上」の役割を整理する

「記」とは何か

「記」書き（読み：きがき）とは、文書や送付状などで主文の後に箇条書きで項目を整理する際に置かれる見出しです。一般的には、「記」という文字を中央に配置し、その下に必要な内容を箇条書きで並べます。

つまり「記」は、情報を項目立てして整理するための書式上の工夫です。請求額、支払期限、振込先、対象期間、通知事項などを分けて示したいときには、読み手が内容を把握しやすくなります。

一方で、項目が一つしかない場合や、本文が短い場合には、「記」を置くことでかえって文章が硬く見えたり、冗長に感じられたりすることもあります。

「以上」とは何か

「記書き」の最後には「以上」をつけるのが一般的です。「以上」と書くことで、文書の内容がここで終わることを示し、読み手に文書の区切りを伝える役割があります。

特に、箇条書きが複数ある文書では、「以上」によって項目の終点が分かりやすくなります。原則として、「以上」のあとに本文を続けることはしません。

ただし、「以上」はあくまで区切りを示す表現です。内容証明の本文そのものが自然に完結している場合は、必ずしも入れなくても文書の意味は伝わります。

Chapter 03

実務では本文の明確さを優先して判断する

内容証明で大切なのは、「形式として整っているように見えること」ではなく、「読めば内容が分かること」です。差出人と受取人、対象となる事実、請求または通知の内容、期限や金額が整理されていれば、文書としての伝達力は高まります。

たとえば、賃料の請求であれば、どの月の賃料なのか、いくらなのか、いつまでに支払ってほしいのかを明確にします。契約解除の通知であれば、どの契約について、どのような条件で解除する趣旨なのかを整理します。

「記」「以上」なしの例

このように「記」「以上」を省略しても、通知の趣旨は読み取れます。大切なのは、誰に対して、どの賃料を、いつまでに求めているのかが明確になっていることです。

実際の文案は、契約内容、支払状況、相手との関係、今後の対応方針によって調整が必要です。お手元に資料があれば確認がスムーズですが、資料がそろっていない段階でもご相談いただけます。

Chapter 04

テンプレートだけに頼ると肝心な内容が薄くなることがある

「記」と「以上」を必須と誤解していると、体裁を整えることに意識が向きすぎて、文書の内容が不足することがあります。形式的には整っていても、肝心の請求や通知の内容が読み取れなければ、実務では扱いにくい文書になります。

見出しだけになってしまう例

このような書き方は、一見すると整っているように見えます。しかし、具体的にいくらを、いつまでに、どのような方法で支払ってほしいのかが抜け落ちています。

内容証明では、「何について触れているか」だけでなく、「何を求めているのか」「どの事実を通知しているのか」まで分かるように書くことが大切です。

Chapter 05

「記」「以上」を使う場面と省略する場面を分ける

「記」「以上」を入れた方がよいケース

複数の請求内容や条項を箇条書きで整理したい場合、相手が企業・団体などでフォーマルな体裁を重視する場合、文書量が多く区切りがあった方が読みやすい場合は、「記」「以上」を使うことで内容が整理されます。

たとえば、未払金、遅延損害金、支払期限、振込先を分けて示す場合は、本文の中にすべてを詰め込むよりも、記書きで一覧にした方が読み手に伝わりやすくなります。

省略した方がよいケース

本文がシンプルに一段落で完結する場合、相手が家族・知人などで必要以上に堅い印象を避けたい場合、「記」を入れることでかえって冗長になる場合は、省略する選択肢もあります。

省略することは、形式を軽く扱うことではありません。読み手に誤解なく伝わる形を選ぶための判断です。

Chapter 06

作成前に確認したい実務上のチェックポイント

内容証明は、相手に強い印象を与えることがある文書です。そのため、必要以上に難しい言葉を並べたり、テンプレートの形だけをなぞったりすると、本来伝えたい内容が見えにくくなることがあります。

実務では、請求や通知の趣旨が本文で一義的に伝わっているか、金額・期限・日付・契約名・対象期間に誤りがないか、箇条書きで整理する必要があるかを確認します。さらに、相手が読んだときに次に確認すべきことが分かるか、感情的な表現ではなく事実と要望が落ち着いて整理されているかも大切です。

行政書士は、権利義務に関する書類の作成や、その作成についての相談を業務として扱います。内容証明も、権利義務に関する書類の一つとして整理されます。一方で、訴訟、調停、相手方との交渉代理など、他の法律で制限されている業務には対応できません。

ご相談内容を伺ったうえで、必要に応じて確認した方がよい資料や、他の専門家への相談が望ましい場面も一緒に整理します。HANAWA行政書士事務所では、リモート打合せにより全国で内容証明作成サポートを行っています。