実践編 第6回：NotebookLMで「事務所の独自辞書」を作り、根拠つきの文書下書きを速く作る手順【行政書士×開業×AI】

前回まででAIの基本、GAS/Gemsの基本的な使い方を理解した方が、次に「実務で繰り返し使える状態」を作るなら、NotebookLMが便利です。理由はシンプルで、こちらが入れたソース（根拠）を中心に、相談対応や案内の文書を組み立てる運用に寄せやすいからです。

本回は、最小構成→回す→増やす、の順で「独自辞書（事務所内ナレッジ）」を作り、相談対応・案内の文書作成に落とす手順を実践形式でまとめます。

※画面表示や機能名、利用可否・上限はプランや更新で変わる可能性があります。
※NotebookLMに「ソース候補を探す」機能が表示される場合もありますが、採否は人が決め、更新日や一次情報性を確認してから取り込みます。

1｜この回でできることを3つで整理する

NotebookLMで「独自辞書（ソース）」を作る到達点

到達点は、次の状態です。

• 相談対応や案内で「よく聞かれる論点」を、ソースに寄せた形で下書き化できる
• 回答のたびに「言い回し」や「注意書き」がブレにくい
• 後からソースを足しても、独自辞書として育てられる（運用が続く）

相談対応・業務運営の文書に落とすイメージ

行政書士の実務では、次のような文書が繰り返し発生します。

• 相談前：ヒアリング項目、持参物案内、注意点（守秘・費用の前提など）
• 相談後：次の手続案内、必要資料リスト、期限の注意
• Web導線：FAQ、サービス説明の補助文書、Googleプロフィール投稿の下書き

AIに任せる範囲／人が担う範囲の線引き（最初に明示）

• AIに任せる範囲：文書の下書き、要点整理、言い回し案、構成案、チェックリスト化
• 人が担う範囲：要件判断・法的判断、根拠の最終確認、対外表現の安全性、守秘（匿名化）の徹底

2｜準備は4点：ソース設計と匿名化ルールを固める

NotebookLMに入れるソース候補（事務所内・一次情報・自作テンプレ）

最初は"少数精鋭"がおすすめです。例：

• 事務所の標準案内（対応範囲、連絡手段、受付時間、費用の考え方など）
• よく使うヒアリング項目（業務別）
• 一次情報（官公署等の案内ページ、公開資料）
• 自作FAQ（相談で多い質問と、事務所としての回答方針）

匿名化ルール（個人情報・機微情報を入れない入力）

この回のルールは「入れない」が基本です。どうしても例を作る場合は、次で置き換えます。

• 氏名 → 【依頼者A】
• 住所 → 【都道府県レベル】または空欄
• 生年月日 → 【年代】
• 具体的な会社名・学校名 → 【法人X】【学校Y】
• 事情が特定される経緯 → 抽象化（例：「家族関係に配慮が必要」）
• 具体的な日付 → 参照日から±1年などレンジ（範囲）に置換
• 具体的な金額 → ±100万円などレンジ（範囲）に置換（端数が特徴的な金額は特に避ける）

ソースの粒度（1つのPDFにまとめるか／分割するか）

おすすめの考え方：

• 更新が多いもの：分割（例：料金の前提、連絡ルール、業務別の持参物）
• セットで読ませたいもの：まとめる（例：相談前の案内一式）

ソースが多すぎて運用が崩れる → 最小構成から始める

運用の肝は「使うソースが思い出せる状態」を保つことです。まずは中核ソースを5〜10個程度に絞り、足りないと感じた分だけ追加すると、独自辞書として育ちやすいです。

※上限や仕様は更新される可能性があります。

図解：ソース投入前の「匿名化フィルタリング」フロー

3｜操作は6ステップ：NotebookLMにソースを入れて回答を作る（PC手順）

ここはPC中心で解説します。スマホは画面・導線・利用可否が変わる可能性があるため、差分は補足に留めます。

ステップ1：ノートを新規作成する

PC手順

1. NotebookLMを開く
2. トップ画面で「新規ノート（New notebook 等）」を選ぶ（表示名は更新される可能性があります）
3. ノート名を「相談対応_共通辞書」など、用途が分かる形にする

スマホ補足

アプリ版は画面構成が異なる場合があります。見つからない場合は、PCで作成してからスマホで閲覧する運用が安全です。

ステップ2：ソースを追加する（PDF／URL／テキスト等）

PC手順

1. ノート内の「ソース追加（Add sources 等）」を選ぶ
2. 追加方法を選ぶ（ファイル、Web URL、貼り付け等。表示は更新され得ます）
3. 中核ソースを5〜10個入れる
4. ソース名（タイトル）を分かりやすく整える（後の運用が楽になります）

ステップ3：質問する（意図・前提・出力条件を添える）

PC手順

1. 目的（誰に何を伝えるか）を書く
2. 前提（事務所方針・対応範囲）を書く
3. 出力条件（見出し、分量、注意書き、断定回避）を書く
4. 生成されたら「根拠（ソース）に沿っているか」を見る（引用があるか、スコープ外が明示されているか）

ステップ4：引用・根拠の確認をしながら文書化する

1. 根拠として示されたソースを開き、該当箇所を確認（表示形式は更新され得ます）
2. 短い直接引用（「」）＋自分の言葉で解説、の形になっているか確認
3. 弱ければ「根拠不足」として扱い、追加質問に切り替える（6章にテンプレがあります）

ステップ5：使い回し用に「よく使う指示」をメモ化する

例：

• 「相談前案内は、①結論→②必要資料→③当日の流れ→④注意点→⑤対象外・注意点（スコープ外）→⑥次のアクション」
• 「断定禁止。一般的には／場合によっては／個別に確認が必要」
• 「根拠は短い直接引用＋解説。引用は短く」
• 「守秘：固有名詞は入れない。事情は抽象化。日付・金額はレンジ化」

ステップ6：更新運用（ソース差し替え／版管理の考え方）

• 変更があれば該当ソースだけ更新
• ソース名に"日付の概念"を持たせる（例：
  　【現行_2026-02-24】○○制度（官公署）
  　【旧版_2023-xx-xx】内部メモ（参照停止））
• 現行（更新日付き）一次情報を最優先ソースに固定し、古い資料は「旧版」へ退避
• 生成した文書の末尾（または脚注）に参照日（例：2026-02-24）を添える（対外誤認の予防）

4｜コピペで使うプロンプト3本＋追加2本（文書テンプレ化）

ここからの全プロンプトは、根拠を「短い直接引用（「」）＋解説」で出す／スコープ外を独立見出しで明示／参照日を出力に含める、を標準搭載しています。

基本テンプレ：ソースに基づく案内文書を作る

使いどころ：相談前案内、持参物案内、受付の注意点などの「型」を作るときに使います。
入力時の注意（匿名化）：個別事例は【依頼者A】【都道府県】【年代】に置換し、日付・金額はレンジ化。

具体例：匿名化した入力例で相談対応用文書を作る

編集用：言い過ぎ回避・前提追記・導線強化の追いプロンプト

追加：短縮／箇条書き整形（読みやすい文書へ）

追加：ファクト確認／安全表現化（断定回避・免責を整える）

図解：生成→編集→最終確認の全体像

5｜編集は5分：実務で使える文書に仕上げる

編集の観点（読み手・目的・分量・導線）

5分で行う最低限の編集は次のとおりです。

• 読み手（相談者）に不要な専門語を削る（必要なら括弧で補足）
• 結論を先に（最初の60字で"何をすればよいか"）
• 箇条書き比率を上げる（スマホで読める文書へ）
• 最後の導線を固定化（次のアクション、連絡方法、共有してほしい情報）
• 「対象外・注意点（スコープ外）」が独立しているか確認
• 根拠が「短い直接引用＋解説」になっているか確認

行政書士業務向けの安全表現（断定しない／一般論の書き方）

• 「必ずできます」 → 「一般的には可能な場合があります（個別に確認が必要です）」
• 「この方法が最適」 → 「状況により選択肢が変わります」
• 「費用は○円」 → 「費用は内容により異なります（詳細は個別確認）」

事務所の用語・言い回しを揃えて「独自辞書」に寄せる

• 呼称（相談者／ご依頼者等）を統一
• 連絡方法（メール、LINE等）の案内文言を統一
• 注意書き（守秘・期限・免責・参照日）を固定化

6｜つまずきポイントを3つ先回りして回避する

ソースが拾われない／関係ない回答が混ざる場合の対策

対策は「質問の書き方」を固定するのが近道です。

• 目的（誰向けか）と出力構成（見出し順）を固定する
• 根拠の出し方（短い直接引用＋解説）を必須にする
• 不明は不明（要追加確認）として扱う
• スコープ外（対象外・注意点）を独立見出しで出す

引用がズレる・根拠が弱い場合の再質問テンプレ

情報過多で長文になる場合の短縮テンプレ（構造化で解決）

7｜人が担う最終チェックは4観点（速くするほど確認が重要）

根拠（一次情報・ソース整合）

• ソースに書いていない断定が混ざっていないか
• 根拠として示されたソースが意図した箇所か（短い直接引用で確認）
• 一次情報が優先できているか

守秘（特定可能性・同意・匿名化）

• 個人情報・機微情報が残っていないか
• 組み合わせで特定されないか（特に日付・金額）
• 守秘義務に照らし、安全な匿名化になっているか

対外表現の安全性（誤認誘発・結果保証に見えない）

• 結果保証、断定、過度な安心表現がないか
• 条件・例外・前提が落ちていないか
• 「対象外・注意点（スコープ外）」が独立して明示されているか

最終判断（要件判断・法的判断は人が行う）

AIは作業を速くしますが、判断は代替しません。要件判断・法的判断、対外表現の最終確定は人が行います。

8｜実務への落とし込みは3例：そのまま使える文書に展開する

相談前ヒアリング用文書（質問項目・注意書き・持参物）

作りたい文書：

• 質問項目（箇条書き）
• 持参物（一般論＋業務別）
• 守秘・個別確認・免責・参照日（固定文）
• 対象外・注意点（スコープ外）

運用：4章の基本テンプレを使い、【対象業務】だけ差し替えるのが最短です。

初回相談後フォロー文書（次の手続・期限・必要資料）

作りたい文書：

• 今日の整理（次に何をするかが分かる）
• 次に決めること（3〜5点）
• 必要資料（不足は要追加確認）
• 期限の注意（一般論）
• 対象外・注意点（スコープ外）
• 次の連絡（導線）

運用：具体例→編集用→ファクト確認、の順で安全な内容に整えます。

ホームページ／Googleプロフィール投稿用の案内文書（FAQ化まで）

作りたい文書：

• よくある質問（3〜5問）
• 回答（一般論＋事務所方針の範囲）
• 対象外・注意点（スコープ外）
• 相談導線（問い合わせ、必要情報）
• 参照日

運用：独自辞書（標準案内＋FAQ）に寄せて作ると、投稿ごとのブレが減ります。

9｜まとめと次回予告（第7回）