在留カード確認で見落としやすいポイント
｜中小企業の外国人雇用
在留カード確認では、在留資格・在留期限・就労制限の有無を確認することが重要です。さらに、採用後も更新期限や仕事内容の変更に注意する必要があります。この記事では、外国人雇用で企業側が押さえるべき確認事項を整理します。
1在留カード確認でまず押さえるべき3つの基本
- 在留カードは「雇えるかどうか」を確認する入口になる
- 在留資格・在留期限・就労制限の有無を確認する
- 在留カードだけで判断せず、職務内容との一致も確認する
在留カードは、雇用可否を判断するための重要な初期確認資料です。ただし、これ単体で最終判断はできません。企業側は、カードの記載内容を入口として、担当業務や雇用形態、資格外活動許可の有無などをあわせて確認する必要があります。
在留カードは「雇えるかどうか」を確認する入口になる
在留カードは、外国人を雇用する際に最初に確認すべき重要な書類です。理由は、在留資格や在留期限、就労制限の有無など、雇用判断に関わる基本情報が記載されているためです。出入国在留管理庁は、在留カード番号等をインターネット上の照会ページに入力することで、在留カードの有効性を確認できる「在留カード等番号失効情報照会」の利用も案内しています。
ただし、在留カードはあくまで確認の入口です。たとえば、就労可能な在留資格であっても、実際に担当してもらう仕事内容がその在留資格に合っているかは別に確認する必要があります。採用時には、就労資格確認のため、本人の同意のもと在留カードの提示を求め、企業側の適正な雇用管理として確認を進めることが大切です。
在留資格・在留期限・就労制限の有無を確認する
在留カードを見るときは、少なくとも「在留資格」「在留期限」「就労制限の有無」の3点を確認します。在留資格は、日本で認められている活動の範囲を示すものです。在留期限は、日本に在留できる期限に関わるため、採用時だけでなく採用後の管理にも影響します。
また、就労制限の有無は、在留カード表面の記載から確認します。ここに「就労不可」と記載されている場合でも、資格外活動許可を受けていれば一定範囲で働けるケースがあります。そのため、表面だけで完結させず、裏面の「資格外活動許可欄」も確認することが重要です。なお、在留カードが交付されない一部の在留資格などでは、必要に応じて資格外活動許可書などで確認する場合もあります。
在留カードだけで判断せず、職務内容との一致も確認する
在留カードの確認で特に見落としやすいのが、実際の職務内容との一致です。就労できる在留資格であっても、どのような仕事でも自由にできるとは限りません。たとえば、専門的な業務を前提とする在留資格では、担当業務の内容や本人の学歴・職歴との関係が重要になる場合があります。
そのため、採用前には「どの部署で、どのような業務を、どの雇用形態で担当するのか」を整理したうえで確認することが大切です。職務内容があいまいなまま採用を進めると、後から在留資格との整合性に不安が生じることもあります。判断に迷う場合は、企業側だけで断定せず、外国人雇用や在留資格に詳しい専門家へ相談すると安心です。
2外国人雇用で見落としやすい在留カードの4つの確認欄
- 在留資格は担当してもらう仕事と関係する
- 在留期限は採用時だけでなく更新管理も必要になる
- 就労制限の有無は表面の記載を入口に確認する
- 資格外活動許可はアルバイト採用で特に注意する
在留カード確認では、記載されている項目を機械的に見るだけでは不十分です。各項目が実際の雇用場面で何を意味するのかを理解する必要があります。特に、在留資格・在留期限・就労制限・資格外活動許可は、外国人雇用の実務で見落としやすいポイントです。
在留資格は担当してもらう仕事と関係する
在留資格は、外国人が日本でどのような活動を行えるかを示す重要な項目です。採用時には、在留カードに記載された在留資格と、会社で担当してもらう仕事が合っているかを確認する必要があります。ここを見落とすと、本人に働く意思があり、会社にも採用したい事情があっても、制度上の問題が生じる可能性があります。
たとえば、通訳、エンジニア、介護、技能実習、特定技能など、在留資格によって想定される活動内容は異なります。名称だけを見て判断するのではなく、実際の業務内容と照らし合わせることが大切です。職務内容が在留資格に合うか不明な場合は、採用前に確認しておくことで、入社後のトラブルを防ぎやすくなります。
在留期限は採用時だけでなく更新管理も必要になる
在留期限は、採用時に確認すれば終わりではありません。外国人を継続して雇用する場合、在留期限の更新時期を企業側でも把握しておく必要があります。在留期限が近づいているにもかかわらず確認を怠ると、更新状況が分からないまま雇用を続けてしまうおそれがあります。
実務では、入社時に在留期限を記録し、期限の数か月前に本人へ確認できるよう管理表を作成しておくと安心です。本人任せにせず、会社として確認の仕組みを持つことが重要になります。ただし、更新申請中には「在留期間の特例」が関係する場合もあるため、単純に「期限が来たら必ず働けない」と断定するのは避けるべきです。出入国在留管理庁は、在留期間更新許可申請等を行い、在留期間満了までに処分がされない場合、処分時または満了日から2か月が経過する日のいずれか早い時まで、従前の在留資格で在留し、従前の活動を行えると案内しています。
就労制限の有無は表面の記載を入口に確認する
就労制限の有無は、在留カード表面で確認できる重要な項目です。ここを見ることで、就労に制限があるかどうかを大まかに把握できます。ただし、この欄だけで最終判断をするのではなく、在留資格や担当業務、必要に応じた資格外活動許可の有無とあわせて確認することが大切です。
たとえば、表面に「就労不可」と記載されていても、裏面に資格外活動許可の記載がある場合、一定の範囲でアルバイトなどが認められることがあります。確認の入口は表面の「就労制限の有無」欄ですが、アルバイト採用では裏面の「資格外活動許可欄」まで確認する流れを社内で定めておくとよいでしょう。表面の記載だけで判断せず、現在の許可範囲を確認する姿勢が重要です。
資格外活動許可はアルバイト採用で特に注意する
資格外活動許可は、留学生や家族滞在の方をアルバイトとして雇用する際に特に重要です。本来の在留資格で認められた活動以外に、収入を伴う活動や報酬を受ける活動を行う場合、資格外活動許可が必要になることがあります。企業側は、本人の説明だけに頼らず、許可の有無を確認することが大切です。
中長期在留者を採用する実務では、資格外活動許可の有無は、主に在留カード裏面の「資格外活動許可欄」で確認します。なお、在留カードが交付されない一部の在留資格などの場合は、資格外活動許可書などで確認することもあります。確認書類を過度に広げるよりも、まず在留カード裏面を確認し、必要に応じて追加書類を確認する流れにすると、現場担当者も迷いにくくなります。
3社員採用とアルバイト採用で変わる確認ポイント
- 正社員採用では在留資格と職務内容の整合性を見る
- 留学生アルバイトは資格外活動許可と労働時間に注意する
- 家族滞在の方を雇用する場合も許可範囲の確認が必要になる
外国人雇用では、正社員として採用する場合とアルバイトとして採用する場合で、確認すべきポイントが変わります。どちらの場合も在留カード確認は必要ですが、正社員採用では職務内容との整合性、アルバイト採用では資格外活動許可や労働時間の確認が特に重要です。
| 確認項目 | 正社員採用 | アルバイト採用 |
|---|---|---|
| 在留資格の確認 | 職務内容との整合性を精査 | 資格外活動許可の有無を確認 |
| 就労制限の確認 | 在留資格ごとの制限範囲を確認 | 表面＋裏面の資格外活動許可欄を確認 |
| 労働時間の管理 | 通常の労働基準法の管理 | 原則週28時間以内（他社勤務含む通算） |
| 仕事内容変更時 | 在留資格との再確認が必要 | 許可範囲内かを都度確認 |
| 特に注意する 在留資格 |
専門・技術系資格（業務内容の一致） | 留学・家族滞在（許可の有無と時間制限） |
正社員採用では在留資格と職務内容の整合性を見る
正社員として外国人を採用する場合は、在留資格と職務内容の整合性を慎重に確認する必要があります。正社員採用では、雇用期間が長くなりやすく、担当業務の範囲も広がることがあるためです。入社後に実際の仕事内容が変わる可能性もあるため、採用時点で業務内容を具体的に整理しておくことが大切になります。
たとえば、営業、事務、通訳、エンジニア、現場作業など、担当業務によって確認すべき観点は異なります。「就労できる在留資格だから問題ない」と一律に判断せず、予定している業務が在留資格の範囲に合っているかを確認しましょう。判断が難しい場合は、内定前または雇用契約前に専門家へ相談すると、採用後の不安を減らせます。
留学生アルバイトは資格外活動許可と労働時間に注意する
留学生をアルバイトとして採用する場合は、資格外活動許可の有無を必ず確認します。留学の在留資格は、原則として学ぶための資格であり、自由に働くためのものではありません。そのため、アルバイトとして雇用するには、資格外活動許可を受けているかが重要な確認ポイントになります。
確認時には、まず在留カード裏面の「資格外活動許可欄」を見ます。加えて、留学生や家族滞在の方のアルバイトでは、原則として週28時間以内という労働時間の制限にも注意が必要です。留学生の場合、学校の長期休業期間中は1日8時間以内の範囲で働けるケースがありますが、通常時の28時間は「自社での勤務時間」だけではなく、他社も含めた通算の時間として管理する必要があります。掛け持ち勤務の有無を確認し、現場任せにせず人事担当者が一括管理する仕組みを整えましょう。
家族滞在の方を雇用する場合も許可範囲の確認が必要になる
家族滞在の在留資格を持つ方を雇用する場合も、資格外活動許可の確認が必要になることがあります。家族滞在は、家族として日本に在留するための資格であり、就労そのものを主目的とする資格ではないためです。アルバイトなどで雇用する場合は、許可を受けているかを丁寧に確認しましょう。
確認方法は、留学生の場合と同じく、在留カード裏面の「資格外活動許可欄」が入口になります。ただし、記載内容や許可範囲の判断に迷う場合は、表面・裏面の情報だけで断定しないことが大切です。現場で急いで採用を決めると、後から確認不足が判明する可能性もあります。採用前に必要な確認を済ませることで、本人にとっても企業にとっても安心できる雇用につながります。
4採用後に企業側が管理すべき3つのこと
- 在留期限の更新時期を社内で把握しておく
- 仕事内容や雇用形態が変わるときは確認し直す
- 在留資格の変更・更新中の扱いは慎重に確認する
在留カード確認は、採用時だけで終わるものではありません。外国人を継続して雇用する場合は、在留期限の更新、仕事内容の変更、在留資格の変更、ハローワークへの外国人雇用状況の届出などを適切に管理する必要があります。採用後の管理体制を整えることが、安定した外国人雇用につながります。
+2か月
※ 変更申請中は「新しい在留資格での活動」はまだ開始できません。現在の許可範囲を必ず確認してください。
在留期限の更新時期を社内で把握しておく
外国人を雇用した後は、在留期限の更新時期を社内で把握しておくことが重要です。在留期限は本人の在留に関わる情報ですが、雇用を続ける企業側にも適切な確認を行う注意義務があります。期限管理を本人だけに任せていると、更新状況の確認が遅れ、雇用管理上の不安につながることがあります。
実務では、入社時に在留カードの期限を確認し、管理表や人事システムに記録しておく方法が有効です。更新期限の数か月前に本人へ状況を確認する運用にしておけば、慌てずに対応しやすくなります。確認の際は、本人を疑う言い方ではなく、「会社として適正な雇用管理を行うために確認しています」と丁寧に伝えることが大切です。
また、外国人を雇い入れたときや離職したときは、外国人雇用状況の届出も必要です。厚生労働省は、外国人労働者の雇入れおよび離職の際、すべての事業主に届出が必要と案内しています。届出時には、在留カードまたは旅券等の提示を求め、届出事項を確認することも示されています。
仕事内容や雇用形態が変わるときは確認し直す
採用後に仕事内容や雇用形態が変わる場合は、在留資格との関係を確認し直す必要があります。入社時には問題がないように見えても、配置転換や職種変更、正社員登用などによって、当初の前提が変わることがあるためです。外国人雇用では、採用時だけでなく変更時の確認も重要になります。
たとえば、通訳業務で採用した方に、後から別の現場作業を主に担当してもらう場合、在留資格との整合性を再確認する必要が出てくることがあります。また、アルバイトから正社員へ切り替える場合も、在留資格の変更や確認が必要になる可能性があります。変更が決まってから慌てるのではなく、事前に確認することで、本人にも会社にも負担の少ない対応ができます。
在留資格の変更・更新中の扱いは慎重に確認する
在留資格の変更や更新の手続き中は、扱いを慎重に確認する必要があります。在留期間の更新や変更の申請を期限内に行っている場合、期限が過ぎても結果が出るか、または期限から2か月が経過する日のどちらか早い時までは、原則として従前の在留資格のまま日本に在留し、従前の活動を行うことができます。これが「在留期間の特例」です。出入国在留管理庁は、更新・変更申請中の場合、在留カード裏面の「在留期間更新等許可申請欄」に申請中であることが記載されるため、表面の在留期間が経過している場合は裏面も確認するよう案内しています。
ただし、変更申請中だからといって、新しい在留資格で予定している活動をすぐに始められるわけではありません。たとえば、留学生が「留学」から就労資格への変更を申請している最中は、まだ就労資格に基づく正社員業務はできず、働けるとしても資格外活動許可の範囲内に限られます。申請中という事実だけで安心せず、現在の在留資格、許可範囲、申請状況を確認し、判断に迷う場合は専門家へ相談しましょう。
5在留カード確認で避けたい3つの誤解
- 在留カードがあるだけで必ず働けるわけではない
- 本人任せにせず雇用主側も確認責任を持つ
- 不法就労のリスクを軽く考えない
在留カード確認では、いくつかの誤解に注意が必要です。特に、「在留カードがあれば働ける」「本人が大丈夫と言っているから問題ない」「短時間なら大きな問題にならない」といった考え方は危険です。企業側の注意義務として、丁寧に確認する姿勢が求められます。
在留カードがあるだけで必ず働けるわけではない
在留カードを持っていることと、会社で予定している仕事に就けることは同じではありません。在留カードは、日本に中長期間在留する外国人に交付される重要なカードですが、それだけであらゆる仕事が認められるわけではないためです。企業側は、在留資格、就労制限、資格外活動許可、職務内容を総合的に確認する必要があります。
また、在留カードそのものの有効性確認も重要です。出入国在留管理庁は、在留カード等番号失効情報照会の利用を案内しており、厚生労働省も、在留カード等読取アプリケーションで読み取った情報と券面記載を見比べることで、偽変造されていないか確認できると説明しています。ただし、番号照会やアプリ確認だけで就労可否が確定するわけではありません。カードの有効性確認と、在留資格・職務内容の確認を組み合わせることが大切です。
本人任せにせず雇用主側も確認責任を持つ
外国人雇用では、在留カードや許可内容の確認を本人任せにしないことが重要です。もちろん、本人にも自分の在留資格や期限を把握する必要があります。ただし、企業側にも適切な確認を行う注意義務があり、確認を怠った場合には過失が認定される可能性があります。
出入国管理及び難民認定法では、外国人が不法就労者であることを知らなかったと主張しても、過失がない場合を除き、処罰を免れない旨が定められています。関係機関の案内でも、在留カードの確認をしていないなどの過失がある場合は処罰対象になるとされています。そのため、企業側は採用時の確認手順を決め、確認した内容を記録として残しておくとよいでしょう。これは本人を疑うためではなく、双方が安心して働くための実務対応です。
不法就労のリスクは、軽く考えるべきではありません。働くことが認められていない方を雇用した場合や、許可された範囲を超えて働かせた場合、企業側が不法就労助長に問われる可能性があります。不法就労助長罪の罰則は、3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金、またはその併科とされています。
不法就労のリスクを軽く考えない
中小企業では、人手不足や急な採用ニーズから、確認を後回しにしてしまうことがあります。しかし、確認不足は会社にとって大きなリスクです。短時間勤務やアルバイトであっても、必要な確認を省略してよいわけではありません。採用前に在留カードや許可内容を確認し、迷う点があれば専門家に相談する体制を整えましょう。
6迷ったときは専門家に確認してから採用判断を進める
- 在留資格と仕事内容の判断はケースごとに異なる
- 採用前に確認すればトラブルを防ぎやすくなる
- 外国人雇用・在留資格の相談先を活用する
外国人雇用では、在留カードの確認だけで判断しきれない場面があります。特に、在留資格と仕事内容の関係、資格外活動許可の範囲、更新や変更の手続き中の扱いは、ケースごとの確認が必要です。迷ったときは、採用前に専門家へ相談することが安全です。
在留資格と仕事内容の判断はケースごとに異なる
在留資格と仕事内容の判断は、一律に決められるものではありません。同じ在留資格であっても、会社の業種、担当業務、本人の経歴、雇用形態によって確認すべき内容が変わるためです。そのため、「同業他社で働いていたから大丈夫」「以前も同じ職種で採用したから問題ない」といった判断は避けたほうがよいでしょう。
特に、中途採用や職種変更を伴う採用では、前職で可能だった業務が自社でもそのまま認められるとは限りません。採用前に業務内容を整理し、在留資格との関係を確認することで、入社後の不安を減らせます。判断が難しい場合は、行政書士など外国人雇用に詳しい専門家へ相談し、必要な手続きや確認事項を明確にしておきましょう。
採用前に確認すればトラブルを防ぎやすくなる
外国人雇用の確認は、採用後ではなく採用前に行うことが大切です。入社後に在留資格や就労制限の問題が分かると、本人にも会社にも大きな負担がかかります。内定前または雇用契約前の段階で確認しておけば、必要な手続きや採用スケジュールを調整しやすくなります。
たとえば、在留期限が近い場合、更新予定や申請状況を確認しておくことで、入社時期を検討できます。仕事内容と在留資格の関係に不安がある場合も、事前に相談すれば、必要な変更や確認を行いやすくなるでしょう。採用前の確認は、企業が外国人本人を疑うためではなく、安心して働ける環境を整えるためのものです。
外国人雇用・在留資格の相談先を活用する
在留カード確認や在留資格の判断に迷った場合は、専門家への相談を活用しましょう。外国人雇用では、在留資格、雇用契約、担当業務、更新期限、外国人雇用状況の届出など、複数の要素をあわせて考える必要があります。自社だけで判断しようとすると、見落としが生じる可能性があります。
特に、初めて外国人を雇用する中小企業では、採用前の確認体制を整えることが重要です。外国人雇用の手続き全般に不安がある場合は、外国人雇用に関する相談窓口へお問い合わせください。また、在留資格やビザの確認、変更、更新に不安がある場合は、在留資格・ビザに詳しい専門家への相談もご活用いただけます。読者が次の行動を取りやすくなり、安心して外国人雇用を進めることにつながります。
まとめ
- 在留カードは、雇用可否を判断するための重要な初期確認資料です。
- 採用時には、在留資格・在留期限・就労制限の有無を確認します。
- 資格外活動許可は、主に在留カード裏面の「資格外活動許可欄」で確認します。
- 留学生や家族滞在のアルバイトでは、週28時間以内などの労働時間管理にも注意が必要です。
- 採用後も、在留期限・仕事内容の変更・外国人雇用状況の届出を継続して管理することが大切です。