内容証明が返送された場合、どのような資料を残しておけばよいですか？

返送された封筒、内容証明の謄本、差出時の受領証などは保管しておくと、送付から返送までの経緯を確認しやすくなります。日本郵便は、返還された郵便物には返還理由が記載されると案内しています。

また、内容証明では、差出人・受取人や差し出した文書の内容を謄本によって確認できます。 相手とのメールや契約書などがある場合は、通知を送った理由や前後関係を確認する資料として分けて保管すると整理しやすくなります。

【確認するポイント】

・返送された封筒に返還理由が残っているか

・内容証明の謄本と差出時の受領証があるか

・郵便追跡で確認できる配達経過があるか

・通知内容の根拠となる契約書や相手とのやり取りがあるか

【確認先】

・日本郵便公式ウェブサイト・郵便局：郵便物の返還理由や配達状況を確認する

・日本郵便の郵便に関する問い合わせ窓口：郵便サービスの取扱いを確認する

【次に行うこと】

・返送された封筒を廃棄せず保管する

・送付した文書と郵便関係の資料を一つにまとめる

・発送日、返送日、返送理由を時系列で記録する