福祉施設の申し送りを効率化するには？情報共有の課題とAI活用による改善方法

申し送りに時間がかかる、伝えた情報が抜けてしまう、職員の経験がうまく引き継がれない。このような悩みは、職員個人の注意だけでは解決しにくい問題です。

改善の第一歩は、新しいシステムを選ぶことではありません。情報がどこで生まれ、誰に伝わり、どこで止まっているかを整理することが重要です。

本記事では、福祉施設の申し送りを見直す方法と、情報整理を支援するCareNestの活用方法を分かりやすく解説します。

CareNestは、既存の記録・請求ソフトを置き換えるものではありません。また、AIが利用者への対応を決める仕組みでもありません。職員が入力した事実や気付きを整理し、申し送りや管理者確認、職員教育などに活用しやすくするためのAI環境です。

Chapter 01

福祉施設の申し送りで起こりやすい3つの問題

福祉施設では、利用者の状態、家族からの連絡、支援中の気付きなど、多くの情報が毎日生まれます。問題は情報がないことではなく、必要な職員へ伝え、その後の支援や教育にも活用できる形で残す仕組みが不足していることです。

口頭で伝えた重要情報が職員間で抜け落ちる

口頭中心の申し送りでは、利用者の小さな変化や家族からの連絡、対応時の注意点などが、次の職員へ十分に伝わらないことがあります。

伝える側が説明したつもりでも、受け取る職員が別の対応に追われていたり、一度に多くの情報を聞いたりすると、重要な内容が記憶に残らない場合があるためです。

たとえば、食事量の低下や普段と異なる言動が共有されても、緊急性が高くないと判断され、その場の会話だけで終わることがあります。その後も同じ変化が続いたとき、過去の情報と結び付けられなければ、経過を把握しにくくなります。

口頭での申し送りをすべてなくす必要はありません。大切なのは、重要な情報を後から確認できる形で残すことです。誰が勤務していても、同じ内容を確認できる状態を目指します。

記録が複数の場所に分かれて確認に時間がかかる

申し送りに必要な情報が、記録ソフト、連絡ノート、紙のメモ、チャットなどに分かれていると、確認に時間がかかります。

情報がどこかに保存されていても、必要なときに見つけられなければ、現場では十分に活用できません。

特に管理者は、複数の職員が残した記録を読み比べながら、対応が必要な事項や確認すべき変化を探します。記録が多いほど、重要な内容が日常的な記録の中に埋もれる可能性もあります。

改善に必要なのは、情報を一か所へ集めることだけではありません。事実、職員の気付き、確認事項、対応結果などを整理し、必要な情報へたどり着きやすくすることが重要です。

職員の経験や対応ノウハウが個人に留まる

福祉現場では、利用者への声かけ、不安が強い場面での対応、家族への説明方法など、日々の実践から多くの知識が生まれます。

しかし、こうした知識は正式な記録に残らず、経験のある職員だけが把握している状態になりがちです。

たとえば、特定の利用者が落ち着きやすい声かけや、拒否が見られた際に行った対応が共有されていなければ、別の職員は同じ場面で一から考えることになります。異動や退職があれば、その知識が法人から失われる可能性もあります。

申し送りを当日の連絡だけで終わらせず、確認済みの対応事例として残すことで、新任職員の教育や支援方法の見直しにも活用できます。

Chapter 02

申し送りの改善で変わる現場の3つのこと

申し送りの改善は、伝達時間を短くするだけの取組ではありません。必要な情報が整理され、適切な職員へ伝わることで、利用者の変化を追いやすくなり、管理者確認や職員教育にも活用しやすくなります。

次の勤務者が利用者の変化を把握しやすくなる

申し送りの内容が整理されていると、次の勤務者は利用者の状態を把握しやすくなります。

特に重要なのは、その日の出来事だけを見るのではなく、以前からの変化や対応結果と結び付けて確認できることです。

たとえば、「昼食を半分残した」という情報だけでは、一時的な出来事なのか、数日続いている変化なのか分かりません。過去の食事量や体調、普段との違いが整理されていれば、次の職員が注意して見るべき点を理解しやすくなります。

AIによる整理は、この確認を助ける手段の一つです。ただし、AIが作った要約だけで重要な判断をせず、必要に応じて職員が最初に入力した記録や、本人からの報告を確認します。

管理者が確認すべき情報を見つけやすくなる

管理者の確認負担を見直すには、記録の量を減らすよりも、優先して見るべき情報を見つけやすくすることが大切です。

利用者の体調変化、家族からの要望、事故につながる可能性がある出来事、職員間で判断が分かれている事項などは、早めの確認が必要です。一方、通常どおり行えた支援は、緊急性の高い情報と分けたほうが確認しやすくなります。

情報を事実、変化、要確認事項、対応済み事項などに整理すれば、管理者が必要な箇所を探すための補助になります。

実際の効果は、入力内容や職員の利用状況、確認方法によって異なります。導入前後で、確認にかかる時間や情報の見つけやすさを比べることが重要です。

蓄積した情報を職員教育や業務改善に活用できる

申し送りで共有した情報を残しておくと、職員教育や業務改善の材料として活用できます。

日々の記録には、一般的なマニュアルだけでは伝えにくい具体的な対応例や、現場で行われた工夫が含まれているためです。

たとえば、利用者が落ち着いた声かけの方法を整理すれば、新任職員が似た場面に直面した際の参考になります。複数の職員が同じ点で迷っている場合は、研修内容やマニュアルを見直すきっかけにもなります。

ただし、職員個人の意見や未確認の対応を、そのまま法人の正式な方針として扱うべきではありません。責任者が内容を確認し、共有してよい情報を選ぶ運用が必要です。

Chapter 03

申し送りを効率化するために整える3つの仕組み

申し送りを効率化するには、新しいツールを導入するだけでは不十分です。職員が無理なく情報を入力でき、その内容を整理し、必要な業務へ活用できる仕組みを整える必要があります。

職員が無理なく入力できる共通の窓口をつくる

情報共有を改善するには、職員が迷わず使える共通の入力窓口が必要です。

記録先が複数あると、「どこに書けばよいか分からない」「同じ内容を何度も入力する」といった負担が生まれます。その結果、重要な情報が残らないこともあります。

入力方法が複雑すぎても定着しません。現場で普段使っている言葉で出来事や気付きを入力し、必要な形へ整理できる仕組みであれば、最初から整った文章を書く負担を抑えられます。

共通の窓口をつくる際は、誰が入力するか、誰が閲覧するか、どの情報を責任者が確認するかも決めます。正式な支援記録へ反映すべき内容がある場合は、その手順も明確にします。

事実・気付き・確認事項を分けて整理する

申し送りでは、実際に起きた事実と、職員が感じたこと、次の職員に確認してほしいことを分けて扱う必要があります。

これらが混ざっていると、情報を受け取る側が内容を判断するまでに時間がかかり、認識のずれも起こりやすくなります。

たとえば、次のように分けます。

• 「朝食をほとんど食べなかった」：事実
• 「普段より元気がないように見えた」：職員の気付き
• 「昼食時の様子と体温を確認する」：確認事項

職員の気付きを消す必要はありません。事実と区別して残すことで、経過を見る際の参考になります。

AIを使う場合も、分類や要約が正しいとは限りません。職員または責任者が内容を確認してから使用します。

情報を申し送りだけで終わらせず法人に蓄積する

申し送りが分かりやすくなっても、情報が勤務交代のたびに使い捨てられていては、同じ問題が繰り返されます。

利用者ごとの変化、家族対応の経緯、支援時に行った工夫などを残しておけば、似た状況が起きた際の参考になります。よくある質問を整理し、職員向けのFAQや研修資料に活用することも考えられます。

一方、すべての情報を無条件に保存することは適切ではありません。

何のために保存するか、誰が見られるか、いつまで保存するか、不要になった情報をどう削除するかを法人内で決める必要があります。個人情報を必要以上に蓄積しないことも重要です。

Chapter 04

既存の記録ソフトだけでは解決しにくい3つの課題

記録・請求ソフトは、正式な支援記録や請求情報を管理するために欠かせません。製品によっては、申し送り、検索、集計などの機能も備えています。

一方、日々の会話や小さな気付き、対応の工夫までを整理し、職員教育や業務改善へ活用するには、別の仕組みが必要になる場合があります。現在利用しているソフトの機能を確認し、不足する部分だけを補うことが大切です。

正式な記録になる前の会話や気付きが残りにくい

福祉現場で重要な情報は、正式な記録として入力されるものだけではありません。

利用者との会話、家族から電話で伝えられた内容、職員が支援中に感じた小さな違和感など、記録になる前の情報にも判断材料が含まれています。

こうした情報は、口頭や一時的なメモで共有され、そのまま失われることがあります。緊急性が高くない内容ほど記録が後回しになり、後から重要性に気付いても、当時の状況を振り返れない場合があります。

既存の記録ソフトを置き換えるのではなく、正式な記録になる前の情報を整理する仕組みを補うことが重要です。

記録された情報が次の判断に再利用されにくい

記録が保存されていても、必要な場面ですぐ見つけられなければ、次の判断に活用しにくくなります。

たとえば、利用者の拒否が続いている場合、過去にどのような声かけを行い、その後どのような変化があったかを確認できれば、責任者が支援方法を考える材料になります。

しかし、情報が複数の日付や記録欄に分かれていると、全体を確認するために時間がかかります。

AIが作った要約や申し送り文は、正式な支援記録の代わりになるとは限りません。正式な記録として残す必要がある内容は、担当職員が元の情報と照らし合わせ、関係法令、指定基準、自治体の指導、法人内のルールに従って作成・保存します。

職員個人の工夫を法人全体で共有しにくい

現場職員が日々行っている細かな工夫は、既存の記録項目だけでは十分に残せない場合があります。

たとえば、利用者が活動へ参加しやすくなる声かけの順番や、家族へ説明する際に分かりやすかった表現などです。こうした知識が特定の職員だけに留まると、他の職員や別の事業所で活用できません。

責任者が内容を確認したうえで共有できれば、新任職員の教育や支援方法の見直しにも役立ちます。

CareNestは、現場で生まれた情報を整理し、法人内で共有する知識や対応事例として残す環境づくりを支援します。

Chapter 05

AIを使った申し送りで実現できる4つの支援

CareNestのAIは、利用者への対応を決めるものではありません。職員が入力した情報を読みやすく整理し、確認しやすい下書きを作るために使います。最終的な確認と判断は、必ず職員、専門職または責任者が行います。

普段の言葉で入力した出来事を目的別に整理する

AIを活用する利点の一つは、職員が普段使っている言葉で入力した情報を、用途に合わせて整理する補助ができることです。

現場職員に最初から整った文章や正確な分類を求めると、入力の負担が増え、利用が続かない原因になります。

たとえば、「朝から落ち着かず、昼食も少なかった。午後は家族から昨日眠れていないと連絡があった」という入力を、次のように整理できます。

• 行動の変化
• 食事の状況
• 家族からの連絡
• 次に確認すること

ただし、AIの出力には、内容の取り違えや重要事項の欠落、入力されていない内容の追加が起こる可能性があります。AIが作った文章は下書きとして扱い、元の入力内容と照らし合わせて確認します。

複数職員の入力から重要事項をまとめる

同じ利用者について複数の職員が情報を入力すると、内容が重複したり、表現が異なったりします。

AIは、複数の入力を要約し、共通する変化や確認候補を職員が見つけるための補助として利用できます。

たとえば、早番職員が食事量の低下を、日勤職員が活動量の減少を、遅番職員が眠気の強さを記録した場合、一定期間の情報をまとめることで、責任者が全体を確認しやすくなります。

ただし、それぞれの情報が関連しているとは限りません。AIが示した関連性や重要度をそのまま採用せず、元の記録と利用者の状態を踏まえ、人が判断することが必要です。

申し送り・管理者確認・週次まとめへ展開する

一度入力した情報を、用途ごとに何度も書き直すことは職員の負担になります。

AIで情報を整理すれば、同じ入力内容を基に、申し送り、管理者向けの確認事項、週次まとめなどの下書きを作ることができます。

たとえば、次のように使い分けます。

CareNestは、一度入力した内容を複数の用途へ展開する「入口は一つ、出口は複数」という考え方で設計されています。

対応事例や判断基準を法人の知識として残す

AI活用の目的は、その日の申し送りを分かりやすくすることだけではありません。

現場で生まれた対応事例や責任者の判断を整理して残せば、将来の支援や職員教育にも活用できます。

たとえば、利用者が不安定になった場面で行った対応や、家族からの要望に対してどのように説明したかを整理しておけば、似た状況での参考になります。よくある質問を職員向けのFAQとしてまとめる方法もあります。

ただし、職員が入力した内容をそのまま法人の正式な判断基準にしてはいけません。責任者が内容を確認し、承認した情報だけを共有する必要があります。

Chapter 06

福祉施設でAIを導入するときに確認したい3つの注意点

福祉施設でAIを活用する際は、便利な機能だけで選ぶべきではありません。AIに任せる範囲、個人情報の取扱い、職員の利用方法を先に決めることで、安全に使いやすい環境を整えられます。

AIに支援上の重要判断を任せない

AIは情報整理を支援できますが、利用者への支援方針、緊急時の対応、医療機関への連絡などを決めるものではありません。

AIの出力には誤りが含まれる可能性があり、利用者の状態や現場の事情をすべて理解することもできないためです。

たとえば、複数の記録から体調に関する変化を整理することはできます。しかし、受診や医療機関への連絡が必要かを判断するのは、現場職員、専門職、責任者です。

導入時には、AIに任せる作業と、人が必ず確認・判断する作業を明確にします。CareNestも、AIが情報整理を支援し、重要な判断は人が行うことを前提としています。

個人情報の入力ルールと確認責任者を決める

福祉施設では、利用者の健康状態、障害、支援内容、家族に関する情報など、慎重な管理が必要な情報を扱います。

AIを使う前に、何を入力してよいか、誰が内容を確認するか、情報がどのように保存・削除されるかを確認する必要があります。

主な確認事項は次のとおりです。

• 入力した情報がAIの学習に使われないか
• 情報がどこに保存され、いつ削除されるか
• 誰が情報を閲覧できるか
• 異動者や退職者の利用を停止できるか
• 情報漏えいが起きた場合の連絡・対応方法

氏名を法人内の記号へ置き換えても、他の情報と組み合わせて本人を特定できる場合は、引き続き個人情報として慎重に扱います。

データの保存場所、保存期間、利用状況を確認できる範囲、契約終了時のデータの取扱いなど、具体的な仕様は導入前に確認します。

職員個人ではなく法人管理の環境を整える

職員が個人の判断で異なるAIサービスを使うと、何を入力したか、どの目的で使ったか、AIの出力を誰が確認したかを法人が把握できません。

一時的に便利になっても、情報管理上の問題が生じたり、作成した情報が職員個人の中に留まったりする可能性があります。

法人として利用するには、アカウント、権限、利用するAI機能、登録する資料や対応事例、利用状況を管理できる共通環境が必要です。

CareNestでは、管理者がアカウント、権限、用途に合わせて設定したAI機能、法人内で共有する資料、利用状況を管理できます。具体的な設定範囲やデータ管理の仕様は、導入前にご説明します。

Chapter 07

CareNestが申し送りの改善を支える6つの特徴

CareNestは、法人が利用者や使い方を管理できるAI環境です。既存の記録・請求ソフトを使いながら、現場情報の整理、共有、蓄積、活用を支援します。

法人管理下でアカウント・権限・利用状況を管理できる

CareNestでは、職員が個人で別々のAIを契約するのではなく、法人管理下の共通環境を利用します。

管理者は、次の事項を管理できます。

• 職員のアカウント
• 利用権限
• 用途に合わせて設定したAI機能
• 法人内で共有する資料や対応事例
• 利用状況

福祉現場でAIを導入する際は、機能の多さだけでなく、誰が何のために使い、誰が出力を確認するかを管理できることが重要です。

設定できる権限の範囲、利用状況の確認方法、データの保存や削除に関する具体的な仕様は、導入前に確認します。

法人内のアカウント数を気にせず全職員で使える

CareNestは、必要な職員へ個別のアカウントを用意できます。ただし、導入時から全職員が一斉に使う必要はありません。

まずは一つの事業所や一つの業務に対象を絞り、入力方法や確認手順を整えてから、利用範囲を広げる方法が現実的です。

CareNestでは、法人内アカウント数に応じた席数課金が増えないため、現場職員を含めた利用を検討しやすくなっています。

対象となる法人・事業所の範囲や、契約上・システム上の条件は、導入する範囲に応じて個別に確認します。

申し送りや情報整理など身近な業務から始められる

AI導入というと、大がかりなシステム変更を想像するかもしれません。しかし、現場への負担を抑えるには、効果を確認しやすい一つの業務から始める方法が適しています。

CareNestでは、次のような日常業務から始められます。

• 申し送り
• 複数職員の情報整理
• 管理者が確認すべき情報の整理
• 職員向けマニュアルの確認
• 職員教育や研修

たとえば、一つの事業所や特定の勤務帯に対象を絞り、職員が入力できるか、整理された内容が分かりやすいかを確認します。

最初から完成した仕組みを求めず、現場の意見を聞きながら調整することが大切です。

法人独自のマニュアルや判断基準を反映できる

福祉事業者ごとに、支援方針、業務手順、報告基準、家族対応の考え方は異なります。

一般的なAIの回答だけでは、自法人のルールに合わない内容が含まれる可能性があります。

CareNestでは、法人のマニュアル、判断基準、対応事例、よくある質問などを反映し、自法人向けの環境へ育てていくことができます。

職員が必要なときに法人内の基準を確認できれば、研修後の確認や日常業務の振り返りにも活用できます。

登録する資料の正確性と更新管理は欠かせません。古いマニュアルや未承認の対応例が混ざらないよう、責任者と更新手順を決めます。

入力ルールや職員説明を含めて運用支援を受けられる

AI環境は、導入しただけでは現場に定着しません。

どの場面で使うか、何を入力するか、誰がAIの出力を確認するかを決め、職員へ分かりやすく説明する必要があります。

CareNestでは、次のような導入・運用支援を行います。

• 入力ルールの整理
• 情報の蓄積方法の検討
• 用途に合わせたAI機能の調整
• 職員への説明
• 導入後の運用改善

AIやシステムに詳しい職員がいない場合も、誰を中心に進めればよいかを一緒に整理できます。

HANAWA行政書士事務所では、CareNestの機能、利用方法、導入する業務の選び方について無料でご相談を承ります。

重要な判断は人が担う運用を前提としている

CareNestは、介護や障害福祉サービスの判断をAIへ任せる仕組みではありません。

AIが行うのは、職員が入力した事実や気付きを整理し、責任者や次の職員が確認しやすい下書きへ整えることです。

利用者への具体的な支援、医療機関への連絡、事故対応、家族への説明など、重要な判断は現場職員、専門職、責任者が行います。

「人を減らすためのAI」ではなく、「人が必要な情報を確認し、判断しやすくするためのAI」と考えることが大切です。

Chapter 08

CareNestを小さく試すための3つのステップ

CareNestの導入は、大がかりなシステム変更から始める必要はありません。現在の情報の流れを確認し、負担や伝達漏れが起きやすい業務を一つ選ぶことで、現場への影響を抑えながら試すことができます。

申し送りで特に負担が大きい場面を整理する

最初に行うことは、AIの機能を比べることではありません。現在の申し送りで、どこに負担が生じているかを整理することです。

課題が曖昧なまま導入すると、利用目的が職員に伝わらず、導入後の変化も確認しにくくなります。

具体的には、次の点を確認します。

• 口頭での申し送りに時間がかかる時間帯
• 情報が抜けやすい勤務交代
• 管理者が何度も確認している事項
• 同じ内容を重複して入力している業務
• 職員によって書き方が大きく異なる記録

「申し送りを短くしたい」というだけでなく、「次の勤務者が確認事項を短時間で把握できる状態」など、改善後の姿を具体的にすると検証しやすくなります。

効果を確認しやすい一つの業務を選ぶ

課題を整理した後は、最初に試す業務を一つ選びます。

複数の事業所や業務で同時に始めると、問題が起きた際に原因を特定しにくくなり、職員への説明負担も増えます。

最初の候補には、次のような業務があります。

• 一日の申し送り
• 管理者の重要事項確認
• 特定の利用者に関する経過整理
• 法人マニュアルの確認
• 新任職員からのよくある質問への対応

発生する回数が多く、現在の負担が明確で、導入前後を比べやすい業務が適しています。

一つの事業所や職員グループに対象を絞ることで、問題点を確認しながら運用を調整できます。

試験導入で現場の使いやすさと改善効果を確認する

試験導入では、機能が動くかどうかだけでなく、現場で無理なく使い続けられるかを確認します。

主な確認項目は次のとおりです。

• 職員が迷わず入力できたか
• 入力作業が過度な負担になっていないか
• 整理された内容が読みやすかったか
• 管理者が必要な情報を見つけやすかったか
• 伝達漏れや重複確認に変化があったか

CareNestは、最初から法人全体へ広げるのではなく、申し送りや管理者確認など、対象業務を絞って試すことができます。試験導入の範囲や期間、必要な設定は、施設の課題や職員体制を伺ったうえで個別にご案内します。

大切なのは、機能の多さだけで判断しないことです。職員の使いやすさと、現場の変化を確認しながら、自施設に合った運用へ調整します。

導入による効果は、対象業務、入力内容、職員の利用状況、法人内の確認体制によって異なります。

Chapter 09

申し送りの課題を整理する無料相談で確認できる4つのこと

相談・面談は無料です。現在の課題を整理したうえで、CareNestが自施設に適しているかを検討できます。

機能や導入方法を一方的に説明するのではなく、現在の情報共有を伺い、どこで情報が止まり、失われ、重複しているかを一緒に確認します。

情報が止まったり失われたりしている場所

無料相談では、情報がどのように生まれ、誰へ伝わり、どこへ記録されているかを整理します。

申し送りの問題は、一つの場面だけで起きるとは限りません。入力、共有、確認、保管の各段階で情報が止まっている場合があります。

たとえば、次のような状況です。

• 現場職員は記録しているが、管理者が見つけられない
• 家族からの連絡が一部の職員にしか伝わらない
• 対応結果が次の勤務者へ共有されていない
• 同じ内容を複数の場所へ入力している
• 重要な情報が通常の記録に埋もれている

情報の流れを整理することで、CareNestで補える部分だけでなく、既存ソフトや法人内ルールの見直しで改善できる部分も確認できます。

職員の経験やノウハウの引き継ぎ状況

相談時には、経験のある職員の対応方法が、どのように他の職員へ引き継がれているかも確認します。

口頭説明や同行だけに頼っている場合、教える職員によって内容が変わったり、異動や退職で知識が失われたりする可能性があります。

次のような点を整理します。

• よくある対応を記録しているか
• うまくいった事例や注意点を共有できているか
• 新任職員が必要な情報を自分で確認できるか
• マニュアルが更新されているか
• 現場でマニュアルが実際に使われているか

法人に残すべき知識の優先順位が見えると、CareNestへ反映する資料や、最初に整理すべき情報を判断しやすくなります。

AI・IT導入を進めるために支援すべき担当者

AIやITの導入では、専門知識のある職員がいるかどうかだけが重要なのではありません。

現場の意見を集め、管理者と調整し、職員からの質問に対応する担当者を明確にすることが大切です。

無料相談では、次の役割を誰が担うか整理します。

• 導入の判断を行う責任者
• 現場の意見を集める職員
• AIが整理した内容を確認する担当者
• マニュアルや対応事例を更新する担当者
• 職員からの質問を受ける担当者

一人ですべてを担当する必要はありません。AIやシステムに詳しい職員がいない場合も、誰を中心に支援すれば進められるかを一緒に考えます。

最初に試すと効果を確認しやすい業務

無料相談を通じて、最初に試す業務の候補を絞り込みます。

改善したい範囲を広げすぎると、導入時の負担が大きくなり、どの部分に変化があったか分かりにくくなるためです。

業務を選ぶ際は、次の点を確認します。

• その業務が発生する回数
• 現在かかっている時間
• 情報の抜けやすさ
• 関係する職員の人数
• 導入前後を比較できるか

申し送り、管理者確認、情報整理、職員教育などから、一つの具体的な用途を選びます。

相談・面談は無料です。現在の課題を伺ったうえで、CareNestが適している業務や導入範囲をご説明します。既存の運用を先に見直したほうがよい部分がある場合は、その点も含めて整理します。