情報公開請求と保有個人情報開示請求の違い

通知の理由を知りたい、自分の記録を確認したい、学校・警察・消防などの文書を見たい。そのような場面では、請求する制度の選び方が大切です。この記事では、情報公開請求と保有個人情報開示請求の違いを整理し、請求前に考えておきたい点まで解説します。

01

情報公開請求と保有個人情報開示請求で変わる3つのポイント

情報公開請求と保有個人情報開示請求は、どちらも行政機関などに情報の開示を求める制度です。ただし、対象となる情報や請求できる人、開示判断の考え方は異なります。国の行政機関については情報公開法、地方公共団体については各自治体の情報公開条例が関係し、保有個人情報開示請求は個人情報保護法に基づく制度です。

対象が「行政文書」か「自分の個人情報」かで変わる

情報公開請求と保有個人情報開示請求の大きな違いは、何を見たいのかという点にあります。行政文書そのものを確認したい場合は情報公開請求、自分に関する情報を確認したい場合は保有個人情報開示請求が基本的な考え方です。

たとえば、会議資料、対応記録、報告書、決裁文書など、行政機関が保有する文書を確認したい場合は、情報公開請求の対象になり得ます。ここでいう行政機関などには、国の行政機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人などが含まれる場合があります。

独立行政法人等については、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律などが適用される場合があります。地方独立行政法人についても、関係する法令や条例に基づいて手続が定められていることがあります。

一方、自分の相談記録、申請記録、調査記録など、自分に関する情報を見たい場合は、保有個人情報開示請求を検討します。同じ「文書を見たい」という希望でも、知りたい内容が行政全体の文書なのか、自分に関する記録なのかによって、選ぶ制度が変わります。

請求できる人が「誰でも」か「本人・代理人など」かで変わる

情報公開請求は、一般に誰でも請求できる制度として設けられています。個人や法人を問わず、対象となる行政文書の開示を求められる点が特徴です。請求者が誰であっても、同じ文書であれば開示・不開示の判断は基本的に同じ方向で行われます。

これに対して、保有個人情報開示請求は、自分に関する個人情報を確認するための制度です。請求できる人は、本人、法定代理人、または本人から委任を受けた任意代理人です。そのため、本人確認書類の提出や提示が必要になります。

代理人が請求する場合は、本人の委任状や、法定代理人であることを証明する書類の提出が必須となります。未成年者の法定代理人であれば戸籍謄本など、任意代理人であれば委任状に加え、本人の意思確認のための書類、たとえば印鑑登録証明書や本人確認書類の写しなどが求められるのが一般的です。

つまり、情報公開請求は「文書を見たい人」に開かれた制度であり、保有個人情報開示請求は「本人に関する情報を本人または代理人が確認する制度」と整理できます。

開示される情報の範囲が同じとは限らない

情報公開請求と保有個人情報開示請求では、同じ行政文書に関係していても、開示される範囲が同じとは限りません。理由は、制度ごとに保護される情報や審査の観点が異なるためです。

たとえば、情報公開請求では、文書内に記載された個人名や連絡先などが第三者の個人情報として不開示になることがあります。請求者本人の名前が記載されている場合でも、情報公開制度上は個人情報として扱われ、黒塗りになる可能性があります。ただし、制度によっては「請求者本人に関する情報」であれば、例外的に開示が認められるケースもあります。

一方、保有個人情報開示請求では、自分に関する情報の確認を目的とするため、本人情報は原則として開示対象になりやすいといえます。ただし、第三者の情報や、審査・検討過程に関する情報、いわゆる意思形成過程に関する情報などは、不開示や部分開示となる場合があります。

同一の事案について、どちらか一方しか使えないわけではありません。目的に応じて両制度を使い分けたり、併せて検討したりすることもあります。

02

行政文書を確認したい人が情報公開請求を選ぶ3つの場面

行政文書を確認したい場合は、情報公開請求が選択肢になります。国の行政機関については情報公開法、地方公共団体については各自治体の情報公開条例に基づいて手続が行われます。行政機関がどのような資料をもとに判断したのか、どのような経緯で対応したのかを確認したい場面では、請求対象を整理することが重要です。

学校・警察・消防などの対応記録や会議資料を確認したい場合

学校、警察、消防などの対応について確認したいときは、情報公開請求を検討する場面があります。たとえば、会議録、対応記録、報告書、マニュアル、通知文書など、行政機関が作成または取得し、組織として保有している文書が対象になり得ます。

ただし、「あのときの対応を全部知りたい」という形だけでは、請求先が文書を特定しにくいことがあります。できるだけ、日付、場所、担当部署、出来事、手続名などを整理しておくと、対象文書の候補を絞りやすくなります。

情報公開請求は、行政の対応を確認するための有効な手段です。一方で、すべての情報がそのまま開示される制度ではありません。第三者の個人情報や、行政内部の審査・検討過程に関する情報などは、部分的に伏せられることがあります。

通知や処分の背景にある文書を確認したい場合

行政機関から通知や決定、処分に関する文書を受け取ったとき、その背景にある資料を確認したいと感じることがあります。そのような場合、通知そのものだけでなく、判断の前提となった資料や決裁文書、内部の検討資料などが存在する可能性があります。

情報公開請求では、こうした行政文書の開示を求められる場合があります。もっとも、請求するときは「通知の理由を知りたい」と書くだけでなく、「通知日」「文書番号」「担当課」「対象となる手続」などを整理すると、行政機関側も文書を探しやすくなります。

開示された文書から、判断の経緯や根拠を確認できることもあります。一方で、審査・検討過程に関する情報、いわゆる意思形成過程に関する情報、第三者情報などは不開示となる可能性があるため、結果を決めつけずに準備を進める姿勢が大切です。

自分以外も関係する文書や行政の判断過程を知りたい場合

自分だけでなく、家族、学校、地域、事業者、関係者など複数の人が関係する文書を確認したい場合も、情報公開請求が検討対象になります。行政の判断過程や対応方針、会議で使われた資料などを確認したいときに役立つことがあります。

ただし、自分以外の人に関する情報が含まれる文書では、個人情報保護の観点から黒塗りが多くなる場合があります。これは、行政機関が不都合な情報を隠しているという意味ではなく、情報公開法や各自治体の情報公開条例に基づき、第三者の権利利益を守る必要があるためです。

そのため、請求前には「誰の情報を知りたいのか」だけではなく、「どの行政文書を確認したいのか」を中心に整理することが重要です。文書の目的を明確にすると、請求内容も伝わりやすくなります。

03

自分に関する記録を確認したい人が保有個人情報開示請求を選ぶ3つの場面

自分に関する記録を確認したい場合は、保有個人情報開示請求が選択肢になります。保有個人情報開示請求は、現在、個人情報保護法に基づく制度として整理されています。令和5年4月1日以降、地方公共団体の個人情報保護制度も個人情報保護法に一元化されており、旧行政機関個人情報保護法や自治体ごとの個人情報保護条例を前提に分けて考える制度ではなくなっています。

自分の相談記録・対応記録・申請記録を確認したい場合

行政機関に相談した内容、窓口での対応、申請や届出に関する記録を確認したい場合は、保有個人情報開示請求を検討します。これは、自分に関する保有個人情報の開示を求める制度だからです。

たとえば、福祉、教育、子育て、住民手続、許認可、相談対応などの場面では、行政機関が相談記録や申請記録を作成していることがあります。本人として、どのような内容が記録されているのか確認したい場合に、保有個人情報開示請求が使われます。

ただし、記録の作成方法や保存期間は機関や手続によって異なります。記録が存在しない場合や、保存期間を過ぎて廃棄されている場合は、不存在と判断される可能性もあります。請求前には、相談日、担当部署、手続名、受け取った通知書などを整理しておくと進めやすくなります。

行政が自分についてどのような情報を保有しているか知りたい場合

行政機関が自分についてどのような情報を保有しているのか確認したい場合も、保有個人情報開示請求が役立ちます。自分の氏名、住所、申請内容、相談内容、判断の根拠となった情報などが、行政文書に記録されていることがあるためです。

請求時には、「自分に関する情報をすべて」と広く書くよりも、対象となる手続や時期、担当部署、出来事を具体的にしたほうが、情報を探しやすくなります。たとえば、「令和○年○月頃に○○課へ相談した件に関する記録」のように整理すると、請求内容が伝わりやすくなります。

保有個人情報開示請求は、自分の記録を確認するための制度です。ただし、第三者の個人情報や、審査・検討過程に関する情報などが含まれる場合は、一部が伏せられることがあります。本人に関する情報であっても、文書全体が無条件に開示されるわけではありません。

通知の理由や判断の前提になった自分の情報を確認したい場合

行政から届いた通知や決定について、なぜその判断になったのか確認したい場合があります。その際、自分に関する情報が判断の前提になっていると考えられるなら、保有個人情報開示請求が選択肢になります。

たとえば、申請の審査、相談対応、調査、認定、給付、指導などに関して、自分の情報がどのように記録されているかを確認したい場面です。通知書だけでは分からない経緯や、行政機関が把握している事実関係を整理する手がかりになることがあります。

もっとも、開示請求は判断内容を変更させる手続ではありません。まずは記録を確認し、必要に応じて次の対応を考えるための準備として位置づけると、冷静に進めやすくなります。開示結果に不服がある場合には、審査請求などの手続を検討できることもあります。

04

文書名が分からないときに整理したい4つの手がかり

文書名が分からなくても、開示請求を検討できる場合があります。大切なのは、文書名を正確に言い当てることではなく、行政機関が対象文書や対象情報を探せる程度に、出来事や目的を整理することです。請求の前に手がかりを分けておくと、制度選びや請求先の判断もしやすくなります。

いつ・どこの機関で・誰に関する出来事かを整理する

文書名が分からない場合は、まず「いつ」「どこの機関で」「誰に関する出来事か」を整理します。行政機関は、多くの文書を部署や年度、手続ごとに管理しているため、時期や担当部署が分かるだけでも文書を探しやすくなります。

たとえば、学校に関する記録であれば学校名、教育委員会名、学年、時期、相談日などが手がかりになります。警察や消防に関する内容であれば、発生日、場所、対応した部署、受け取った書類などを整理しておくとよいでしょう。

完璧な文書名が分からなくても、出来事の輪郭が明確であれば、請求内容を組み立てられる場合があります。メモや通知書、メール、受付番号なども確認材料になります。対象が国の機関なのか、自治体なのか、独立行政法人等なのかも、あわせて見ておくと安心です。

「見たい文書名」ではなく「知りたい内容」から考える

開示請求では、文書名が分からないことで手が止まる方が少なくありません。しかし、最初から正式な文書名を把握している人ばかりではありません。まずは「何を知りたいのか」から逆算することが大切です。

たとえば、「通知の理由を知りたい」「相談時にどのように記録されたか確認したい」「会議で何が検討されたか知りたい」といった目的を整理します。そのうえで、目的に対応する文書として、決裁文書、相談記録、会議録、報告書、調査記録などが考えられます。

文書名を無理に決めつけると、かえって対象が狭くなることもあります。知りたい内容を具体化し、それに関連する文書や記録を探すという考え方が有効です。自分の情報を見たいのか、行政文書全体を見たいのかを分けて考えると、請求方法も整理しやすくなります。

担当部署や手続名が分かると文書を特定しやすくなる

担当部署や手続名が分かると、請求内容はかなり整理しやすくなります。行政文書や保有個人情報は、通常、関係する部署や手続の中で作成・保管されているためです。

たとえば、「○○課に提出した申請」「○○係に相談した件」「○○通知に関する決裁文書」のように書けると、対象を絞りやすくなります。通知書に記載された部署名、担当者名、文書番号、日付なども重要な手がかりになります。

逆に、請求先の機関や部署が違っていると、文書が見つからない、または別の機関に確認が必要になることがあります。他の行政機関が保有している文書である場合もあるため、手元の資料を見直し、どこが関わっていたのかを確認してから請求内容を整えると、無駄な往復を減らしやすくなります。

情報公開請求と保有個人情報開示請求のどちらが近いか迷う場合の考え方

どちらの制度を使えばよいか迷った場合は、「行政文書そのものを見たいのか」「自分に関する情報を見たいのか」で考えると整理しやすくなります。行政の会議資料や判断過程を確認したいなら情報公開請求、自分の相談記録や申請記録を確認したいなら保有個人情報開示請求が近いといえます。

ただし、実際には両方の要素が重なることもあります。たとえば、行政文書の中に自分の情報が含まれている場合や、自分に関する記録を通じて行政の判断経緯を確認したい場合です。

迷うときは、最初に目的を分けて書き出すと判断しやすくなります。「文書全体を見たい」「自分の記録を見たい」「通知の根拠を知りたい」など、目的別に整理することで、請求方法の方向性が見えてきます。同一の事案について、目的に応じて両制度を使い分けることもあります。

05

開示請求の結果で起こり得る3つのパターン

開示請求をすると、必ずすべての情報が見られるわけではありません。結果として、全部開示、部分開示、不開示、不存在などの判断が行われることがあります。事前に可能性を知っておくと、結果を受け取った後の対応も考えやすくなります。

全部開示ではなく部分開示になることがある

開示請求の結果として、文書の一部だけが開示されることがあります。これを一般に部分開示といいます。文書全体は存在していても、その中に不開示情報が含まれる場合、該当部分を黒塗りにして開示されることがあります。

たとえば、第三者の氏名、住所、電話番号、病歴、家庭状況、相談内容などが含まれる場合、その部分は保護の対象になり得ます。また、行政の審査・検討過程に関する情報や、いわゆる意思形成過程に関する情報などについても、全部または一部が伏せられることがあります。

部分開示は、請求が失敗したという意味ではありません。開示できる部分と保護すべき部分を分けた結果として行われることがあります。黒塗り部分がある前提で、開示された範囲から何を確認できるかを見ることが大切です。

個人情報・第三者情報・審査に関わる情報などは不開示になることがある

開示請求では、個人情報や第三者情報、審査・検討過程に関する情報などが不開示になることがあります。これは、行政機関が任意に判断しているのではなく、情報公開法、自治体の場合は情報公開条例、また保有個人情報開示請求では個人情報保護法で不開示情報が定められているためです。

特に情報公開請求では、請求者本人の情報であっても、情報公開制度上は個人情報として不開示となる可能性があります。ただし、権利利益を害しない場合や、制度上の例外に当たる場合などには、例外的に開示される余地もあります。

一方、保有個人情報開示請求では本人情報の確認を目的としますが、それでも第三者情報や審査・検討過程に関する情報などが含まれる場合は、該当部分が伏せられる可能性があります。不開示部分があると不安に感じるかもしれませんが、まずは決定通知の理由を確認することが重要です。どの根拠で不開示とされたのかを把握すると、次の対応を検討しやすくなります。

文書が作成されていない、保存期間を過ぎているなどで不存在になることがある

開示請求の結果、対象文書が存在しないと判断されることがあります。これを不存在といいます。文書が作成されていなかった場合、保存期間を過ぎて廃棄されていた場合、請求先の機関が文書を保有していない場合などが考えられます。

また、対象となる文書を他の行政機関が保有している場合もあります。たとえば、市区町村に請求したものの、実際には都道府県や国の機関、独立行政法人等が保有している文書だったというケースです。

不存在は、必ずしも「何かを隠している」という意味ではありません。行政文書は、作成される文書の種類や保存期間、保管部署が決まっていることが多く、対象文書が制度上存在しない場合もあります。

ただし、請求内容が広すぎる、または請求先が違っているために見つかりにくくなっていることもあります。不存在の結果を受けた場合は、文書名、部署、時期、手続名を見直し、別の請求方法を検討する余地があります。

06

請求前に確認したい3つの注意点

開示請求を進める前には、結果の見通しを決めつけず、請求内容を落ち着いて整理することが大切です。制度の選び方や請求先を誤ると、確認したい情報にたどり着くまで時間がかかることがあります。手数料、写しの交付費用、決定までの期間、不服申立ての有無も確認しておくと安心です。

開示結果は事前に保証できない

開示請求では、結果を事前に保証することはできません。請求後、行政機関などが対象文書や保有個人情報を探索し、不開示情報の有無を審査したうえで、開示・部分開示・不開示・不存在などを判断します。

そのため、「請求すれば必ず全部見られる」と考えて進めると、結果との違いに戸惑うことがあります。特に、第三者情報や審査・検討過程に関する情報が含まれる場合、黒塗りや不開示が生じる可能性があります。

大切なのは、開示結果を保証することではなく、確認したい内容に合った制度を選び、請求内容をできるだけ具体化することです。準備を丁寧に行うことで、必要な情報に近づける可能性を高められます。開示・不開示の決定に不服がある場合は、審査請求などの手続を検討できることもあります。

行政機関への不満ではなく「確認したい文書・情報」を明確にする

開示請求を検討する背景には、行政の対応に対する疑問や納得しにくさがあることもあります。ただし、請求書では感情や不満を中心に書くよりも、「どの文書を確認したいのか」「どの情報を見たいのか」を明確にすることが重要です。

たとえば、「対応に納得できない」とだけ書くよりも、「令和○年○月○日の相談に関する対応記録」「○○通知の判断に関する決裁文書」などと整理したほうが、対象を特定しやすくなります。

開示請求は、行政機関を一方的に責めるための手続ではなく、保有されている文書や情報を確認するための制度です。目的を落ち着いて言語化すると、請求内容の精度が上がりやすくなります。結果として、請求先とのやり取りも整理しやすくなるでしょう。

請求先や制度を間違えると時間がかかることがある

情報公開請求と保有個人情報開示請求は、請求先や制度の選び方が重要です。文書を保有していない機関に請求した場合や、行政文書を見たいのに保有個人情報開示請求を選んだ場合などは、確認に時間がかかることがあります。

たとえば、市区町村の文書なのか、都道府県の文書なのか、国の機関の文書なのかによって、請求先は変わります。学校に関する内容でも、学校、市区町村教育委員会、都道府県教育委員会など、関係する機関が複数考えられることがあります。

また、開示請求には手数料や写しの交付費用がかかる場合があります。情報公開請求についても、法令や条例により、原則として一定期間内に開示・不開示の決定が行われ、必要に応じて延長されることがあります。国の行政機関に対する情報公開請求では、原則30日以内に決定が行われ、正当な理由がある場合には延長される仕組みです。

保有個人情報開示請求でも、開示・不開示の決定は一定期間内に行われます。個人情報保護法では原則30日以内とされますが、事務処理上の困難などにより延長されることもあります。

請求前には、手元の通知書や資料に記載された機関名、担当部署、連絡先を確認しましょう。制度と請求先を整理してから進めることで、やり直しや待ち時間を減らしやすくなります。

07

情報公開請求・保有個人情報開示請求で迷ったときの相談先

情報公開請求や保有個人情報開示請求は、自分で進めることもできます。ただ、制度の選び方や請求内容の書き方で迷う場合は、早めに整理しておくことが大切です。目的を言葉にできると、請求の方向性も見えやすくなります。

行政文書を見たい場合は情報公開請求のサポートを検討する

行政文書を確認したい場合は、情報公開請求のサポートを受けることが選択肢になります。特に、文書名が分からない場合や、どの機関に請求すべきか迷う場合は、請求内容の整理が重要になります。

たとえば、学校・警察・消防・自治体などの対応記録、会議資料、決裁文書、通知の根拠資料などを確認したい場合、まずは対象となる行政文書の候補を考える必要があります。請求内容が広すぎると、対象文書の特定が難しくなることがあります。

情報公開請求のサポートでは、確認したい内容を整理し、請求先や請求文の方向性を検討できます。行政文書を見たい場合は、情報公開請求に関する案内ページも参考にしてください。

自分の記録を見たい場合は保有個人情報開示請求のサポートを検討する

自分に関する記録を確認したい場合は、保有個人情報開示請求のサポートを検討できます。相談記録、対応記録、申請記録、調査記録など、自分について行政機関が保有している情報を確認したい場面で使われる制度です。

保有個人情報開示請求では、本人確認書類や代理人による請求の書類など、情報公開請求とは異なる準備が必要になります。本人が請求する場合は本人確認書類、法定代理人が請求する場合は代理権を証明する書類、任意代理人が請求する場合は、委任状に加え、本人の意思確認のための書類、たとえば印鑑登録証明書や本人確認書類の写しなどが求められるのが一般的です。また、請求対象を広くしすぎると、機関側で情報を特定しにくくなる場合があります。

自分の記録を確認したいときは、いつ、どの機関に、どのような相談や申請をしたのかを整理することが出発点になります。保有個人情報開示請求については、専用の案内ページも確認しておくと進めやすくなります。

文書名が分からない段階でも整理してから請求を進められる

文書名が分からない段階でも、請求をあきらめる必要はありません。正式な文書名を知らなくても、出来事の時期、担当部署、通知書の内容、相談や申請の経緯などから、対象となる文書や情報を整理できる場合があります。

大切なのは、「何となく全部見たい」という状態から一歩進めて、「何を確認したいのか」「どの機関が関係しているのか」「自分の情報なのか、行政文書全体なのか」を分けて考えることです。

制度選びや請求文の作成で迷う場合は、早い段階で相談することで、請求先や対象文書の整理がしやすくなります。情報公開請求と保有個人情報開示請求のどちらに近いか分からない場合でも、まずは目的を整理することから始められます。

同じ出来事について、行政文書として確認したい部分と、自分の記録として確認したい部分が混在していることもあります。その場合は、情報公開請求と保有個人情報開示請求を使い分ける、または併せて検討することで、確認したい内容に近づける可能性があります。