文書名がわからなくても
請求できるのはなぜか｜特定できれば通る3つの考え方

「○○に関する資料一式」「過去の会議資料すべて」といった書き方は、特定不能と判断されやすい典型例です。範囲が広すぎてどこまで探せばよいか分からないため、役所側は無限に近い探索を求められる状態になります。結果として補正依頼が来るか、場合によっては不開示に至ります。抽象的な表現は一見網羅的に見えますが、実務では逆効果です。

「令和5年度に実施された○○事業に関する会議資料」など、範囲・時期・対象が明確な記載は通りやすくなります。役所が検索条件としてそのまま使えるためです。ポイントは「広く集める」ではなく「的確に絞る」ことにあります。

「全部ください」という請求は一見合理的ですが、実務では通りません。対象が確定しておらず「特定を欠く不適法な請求」と判断されるリスクがあるためです。場合によっては、権利の濫用と評価される可能性も否定できません。

情報公開制度は、特定された行政文書について開示義務が生じる仕組みです。「全部」という表現では法的要件を満たさず、却下や補正の対象となります。

これらはすべて「青い箱」の条件が不足している状態です。条件を追加するだけで改善できます。

特定が不十分な場合、役所から補正依頼が届きます。このときは、追加情報を提供して特定性を高めれば問題ありません。焦って広げるのではなく、むしろ絞る方向で修正することが重要です。適切に対応すれば、請求自体が無効になることは通常ありません。

不開示を避けるには、請求内容を明確にしつつ、対象を適切に設定することが重要です。特定が曖昧だと、それだけで判断が難しくなります。範囲を適切に絞ることで、必要な部分のみ開示されやすくなり、実務的にも効率の良い請求になります。