外国人社員の在留期間更新が近い場合、会社側はどの資料を準備しますか？

会社側は、まず外国人社員の現在の在留資格・在留期間の満了日・実際の職務内容・雇用条件に変更がないかを確認してください。そのうえで、該当する在留資格の「在留期間更新許可申請」の提出書類一覧を確認し、会社作成欄のある申請書や雇用・会社情報を示す資料を準備します。

必要書類は、在留資格、勤務先の区分、転職・配置転換・給与変更などの有無によって異なります。在留資格名だけで更新の可否や提出資料を判断することはできません。

【確認するポイント】

最初に、本人の在留カードとパスポートを確認し、次の情報を整理します。

• 現在の在留資格と在留期間の満了日
• 在留カードに記載された就労制限の内容
• 雇用契約上の職務内容、勤務地、雇用期間、報酬
• 入社、転職、異動、職種変更、派遣先変更などの有無
• 現在の職務が、前回申請時に届け出た活動内容から変わっていないか
• 所属機関に関する届出が必要となる変更がなかったか

在留期間更新許可申請は、現在の在留資格に基づく活動を引き続き行う場合の手続です。転職や大幅な職務変更がある場合には、単純な更新として扱えるか、在留資格変更許可申請や追加資料が必要かを個別に確認する必要があります。許可の可否は、本人の経歴、実際の活動内容、雇用条件、勤務先の状況などを踏まえて出入国在留管理庁が判断します。

会社側で準備する資料・情報としては、一般に次のものが関係します。

• 在留期間更新許可申請書のうち、所属機関が作成する部分
• 雇用契約書、労働条件通知書、在職証明書など、職務内容・雇用期間・報酬を確認できる資料
• 会社の名称、所在地、代表者、事業内容、従業員数等の情報
• 登記事項証明書、会社案内、事業内容を説明する資料
• 法定調書合計表や決算関係資料など、勤務先の区分や経営状況を確認する資料
• 転職、異動、給与変更等がある場合は、その時期と変更内容を説明する資料
• 派遣社員の場合は、派遣契約や派遣先での具体的な業務内容を確認できる資料

ただし、これらをすべての会社が一律に提出するわけではありません。例えば「技術・人文知識・国際業務」などでは、勤務先が出入国在留管理庁の定めるどのカテゴリーに該当するかによって、提出資料が異なります。派遣契約に基づいて働く場合には、派遣元・派遣先に関する追加資料が求められることがあります。

外国人本人がオンライン申請を行う場合でも、就労資格など一定の在留資格では、会社が記入した「所属機関等作成用」の申請書を添付する必要があります。会社がオンラインで申請を取り次ぐ場合は、事前の利用者登録や利用申出など、別途オンラインシステムの要件確認が必要です。

【確認先・次の行動】

まず、出入国在留管理庁ウェブサイトの「在留資格から探す」で、外国人社員の現在の在留資格を選び、在留期間更新許可申請の最新の提出書類一覧と申請書様式を確認してください。

次に、現在の職務内容、前回申請後の変更事項、勤務先カテゴリーを整理し、不明点がある場合は、会社所在地または本人の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署へ事前に確認します。オンライン申請を利用する場合は、在留期限の最終日にオンライン申請できないなどの取扱いがあるため、申請可能時期と方法も最新案内で確認してください。