「別記様式」と「参考様式」の違いは何ですか？

大きな違いは、「別記様式」は法令・告示・要領などの規定と結び付いた所定の様式として使われることがあるのに対し、「参考様式」は文書作成の参考として示され、任意の形式が認められている場合があることです。

実際に行政機関のウェブサイトでも、別記様式と参考様式を区別して掲載している例があります。文部科学省は認証評価機関に関する提出書類について「別記様式第一号」などと「参考様式」を分けて掲載しており、国土交通省も建築物省エネ法関係のページで「別記様式」と「参考様式」を区別しています。

もっとも、「別記様式」「参考様式」という名称だけで法的な取扱いを一律に決めることはできません。文書を作成するときは、様式名だけでなく、その様式を定めている法令・告示・要領等の本文と、所管行政機関が示している提出方法・記載事項を併せて確認する必要があります。