建設業法上の帳簿や契約書類は、電子データだけで管理できますか。

建設業法施行規則で認められた方法を満たせば、帳簿や添付書類を電磁的記録で管理できる場合があります。ただし、紙をスキャンして共有フォルダへ保存するだけで、直ちにすべての保存要件を満たすわけではありません。帳簿や添付書類の内容を必要な営業所で明確に確認できることなど、規則上の条件に沿った管理が必要です。電子化する前に、自社の保存方法が対象となる書類と要件に対応しているかを確認します。

【確認するポイント】

・電子管理する対象が帳簿、帳簿添付書類のどれに当たるか

・必要な営業所で内容を明確に確認できる状態か

・現在のスキャン・保存方法が法令上認められる方法に対応しているか

・紙の原本を処分できると判断できる根拠があるか

【確認先】

・国土交通省の建設業法関係資料：帳簿・添付書類の電磁的記録による管理方法

・許可行政庁の建設業許可担当窓口：電子保存に関する具体的な取扱い

【次に行うこと】

・現在の電子保存方法と対象書類を整理する

・国土交通省または許可行政庁が示す保存要件と照合する

・要件を確認するまでは、紙の原本を一律に廃棄しない