過去の工事について帳簿や契約書類が整理されていない場合、何から確認すればよいですか。

まず、保存期間中の工事を工事単位で一覧にし、帳簿と関係書類の対応状況を確認します。書類の種類ごとに整理するよりも、契約、変更、下請契約、完成確認、引渡しという工事の流れに沿って確認すると、不足している記録や書類を把握しやすくなります。不明な事項を記憶だけで補うのではなく、契約書や変更書類など確認できる資料を基に整理します。今後の工事については、受注時から工事番号などを使って帳簿と書類をひも付ける方法が実務上有効です。

【確認するポイント】

・保存期間中にある工事の一覧

・帳簿、契約書、変更契約書、下請契約書の有無

・完成確認のための検査終了日と引渡日の記録

・5年・10年の保存区分と保存期限

【確認先】

・許可行政庁の建設業許可担当窓口：法定帳簿・添付書類の取扱い

・国土交通省の建設業法関係資料：記載事項、添付書類、保存期間

【次に行うこと】

・保存期間中の工事一覧を作成する

・一件ずつ帳簿と契約から引渡しまでの書類を照合する

・今後の工事について受注時から工事単位の管理方法を定める