NPO法人の事務所を移転する場合、所轄庁への手続はどのように確認すればよいですか？

NPO法人の事務所を移転する場合は、まず、移転によって所轄庁が変わるか、および定款に記載された所在地が変わるかを確認します。所轄庁の変更を伴わない所在地変更は原則として届出で進めますが、所轄庁が変わる場合は、定款変更の認証申請が必要です。

確認するポイント

最初に、次の情報を整理してください。

• 現在の定款に記載されている事務所の所在地
• 現在の登記事項証明書に記録されている事務所
• 移転前と移転後の住所
• 移転日または移転予定日
• 主たる事務所か、その他の事務所か
• 現在の所轄庁と、移転後に想定される所轄庁
• 認定NPO法人・特例認定NPO法人であるか

NPO法人の所轄庁は、原則として都道府県または政令指定都市ですが、地域によっては市町村へ事務処理権限が移されていることがあります。内閣府NPO法人ポータルサイトの法人検索や所轄庁一覧で現在の所轄庁を確認し、具体的な提出先や様式はその所轄庁の最新案内で確認してください。

手続は、主に次のように分かれます。

所轄庁が変わらない場合

社員総会など、定款で定められた機関の議決を行ったうえで、現在の所轄庁へ定款変更届出書等を提出するのが基本です。必要書類として、変更後の定款や総会議事録の写しなどを求める所轄庁がありますが、書類名、提出部数、提出方法は地域ごとに最新様式を確認してください。

ただし、定款が「主たる事務所を○○市に置く」など市区町村までの記載で、同じ市区町村内で移転する場合は、定款自体が変わらないことがあります。この場合でも、所轄庁が独自の住所変更届などを求めることがあるため、届出の要否を確認してください。東京都では、このような場合の住所変更届出書が案内されています。

所轄庁が変わる場合

都道府県や政令指定都市をまたぐ移転、事務所の新設・廃止などにより所轄庁が変わる場合は、届出だけではなく、定款変更の認証申請が必要です。申請窓口は、原則として変更前の所轄庁となるため、移転を決定する前に、変更前の所轄庁へ手順と必要書類を確認してください。認証を要する変更は、認証前に変更の効力が生じるとは限らないため、移転日との関係も事前確認が必要です。

準備する資料・情報

所轄庁へ相談するときは、次の資料を準備すると確認が進めやすくなります。

• 現行定款
• 現在の登記事項証明書
• 移転前後の住所が分かる資料
• 移転予定日
• 総会の開催予定日または議決内容
• 変更後の定款案
• 主たる事務所・その他の事務所の配置状況
• 現在受けている認定、許可、登録等の一覧

事務所は登記事項でもあるため、所轄庁への手続とは別に、法務局で事務所移転の変更登記が関係します。管轄内移転か管轄外移転かによって登記申請の取扱いが異なるため、主たる事務所の所在地を管轄する法務局へ確認してください。

また、税務署、都道府県税事務所、市区町村、年金事務所、労働関係機関、金融機関、補助金の交付機関などへ届け出ている住所がある場合は、関連する住所変更手続も併せて確認します。認定NPO法人等については、通常のNPO法人とは別の届出が関係することがあるため、認定を行った行政庁にも確認してください。

【確認先・次の行動】

１．現行定款と登記事項証明書で、現在の所在地の記載を確認する

２．移転前後の住所と事務所の配置を整理し、所轄庁が変わるか確認する

３．現在の所轄庁へ、届出か認証申請か、必要書類、提出時期を事前相談する

４．定款に従って社員総会等の議決を行う

５．所轄庁への手続と法務局の変更登記を進める

６．税務、社会保険、許認可、補助金等の住所変更も併せて確認する

なお、「NPO」という名称でも、一般社団法人、公益法人、社会福祉法人など、特定非営利活動促進法に基づくNPO法人以外の法人である場合は、所轄庁や必要な手続が異なります。まず法人の正式な種類を登記事項証明書で確認してください。