契約書の原本を紛失した場合、まずどのような資料を確認しますか？

まず、契約内容と手続期限を確認できる資料を集め、相手方が保管している契約書の写しや電子データの有無を確認してください。原本が見つからないことだけで契約の有効性や法的責任が直ちに決まるわけではありませんが、期限が関係する場合は、資料の収集と並行して契約先や手続の担当窓口へ早めに確認することが重要です。

最初に、次のような資料を確認します。

・契約書のコピー、スキャンデータ、写真、電子契約データ

・契約締結前後のメール、チャット、見積書、申込書、注文書、請書

・請求書、領収書、振込記録、入出金明細

・納品書、受領書、作業報告書、議事録

・契約書や通知書を郵送した際の書留受領証、内容証明の謄本、配達証明

・社内の契約管理台帳、稟議書、担当者の記録

・相手方や仲介事業者が保管している契約書の控え

これらは契約内容や履行状況を整理するための資料ですが、手元にある別の書類を自己判断で「原本の代わり」として行政機関や相手方へ提出できるとは限りません。提出先がある場合は、写しで足りるか、再作成、証明取得その他の対応が必要かを、その窓口に確認してください。

契約書が公正証書として作成されていた場合は、作成した公証役場の公証人に正本の交付を請求でき、窓口のほか郵便による請求も案内されています。通常の当事者間契約書には、公正証書と同じ一律の再交付制度があるわけではないため、相手方が保管する原本や写しの確認、必要に応じた確認書等の作成を検討します。

内容証明郵便を利用していた場合、日本郵便は、いつ、どのような内容の文書を誰から誰宛てに差し出したかを謄本により証明します。ただし、記載内容が真実であることまで証明する制度ではありません。差出人は、差出日から5年以内であれば、所定の条件で郵便局に保存された謄本の閲覧や再度の証明を請求できます。

【確認するポイント】

・契約の相手方、契約日、契約の目的、金額、履行期限

・申請、通知、支払、更新、解約などの期限が定められていないか

・原本を最後に確認した時期と保管場所

・相手方、仲介会社、金融機関、社内担当部署等に控えがないか

・契約書が通常の私文書、公正証書、電子契約のいずれか

・既に送付した通知について、内容証明や配達証明の記録があるか

配達証明は、一般書留郵便物を配達した事実を証明するもので、実際に誰が受け取ったかまで証明するものではありません。証明できる範囲を区別して資料を整理してください。

【確認先・次の行動】

まず契約の相手方または契約管理担当者へ、保管している契約書の原本・写し・電子データの有無を確認します。行政機関、金融機関、不動産会社などへ提出する予定がある場合は、その提出先に「原本を紛失していること」「現在用意できる資料」を伝え、認められる提出方法を確認してください。

公正証書であれば作成した公証役場、内容証明や配達記録であれば差し出した郵便局または日本郵便に確認します。契約内容の確認書、通知書、事実経過をまとめた書面の作成については行政書士へ相談できますが、契約の有効性、損害賠償責任、相手方との紛争対応など具体的な法律判断が必要な場合は弁護士への相談が適切です。